MODUL TRAINING OF ACCOUNTING DEPARTMENT HOTEL

 

Manajemen Perhotelan

 

Module of Accounting Management 

Hotel Management

 

 

Training of Accounting Department Hotel

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

By

 

Istan Harro

Pratiksi perhotelan

 

 

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR……………………………………….                                              

DAFTAR ISI………………………………………………………………………..                     2

Bab 1. STURCTURE ORGANIZATION CHART OF ACCOUNTING DPT HOTEL

Akuntansi   Hotel.....................................................................                   3

1.1    INTRODUCTION    ........................................................                 4

1.2   Section   .........................................................................               5

Bab II :

Tugas dan tanggung jawab sebagai Akuntansi hotel.

            2.1  General kasir/GC................................................................                6

2.2  Seksi piutang (staf piutang)/AR.........................................                6

2.3  Hutang dagang(staff bagian hutang)/AP.............................                7

2.4  Income Auditor/pendapatan audit/IA..................................               8

2.5 Kepala pembukuan/book keeper .........................................               9  

Bab III :

3.1. Departemen Purchasing: ...................................................                10

3.2 Receiving /Bagian Penerimaan ...........................................                    11

3.3. Store keeper /petugas gudang ............................................                13

3.4. Pengendalian biaya..................................................                13

 Balai Pustaka……………………………………………………………………..                   16

 

 

 

 

BAB 1

ACCOUNTING DEPARTMENT

MANAGEMENT HOTEL

Akuntansi   Hotel

 

STURCTURE ORGANIZATION CHART OF ACCOUNTING DPT HOTEL

	Director of Finance     Purchasing Manager Cost Control Assistant Dir Of Finance                Credit               Manager                                 Food                   Accountant                        Credit                               Controller                                                     Officer                                                           Food                     Income                                                           Auditor                              Controller                                                                                             Beverage                General Controller             Cashier Receiving              Inventory              Night Controller             Auditor                       Chief Account                                                                                                                                                                      Receivable                                                               Account                               StoreRooms            Payable                                                                                                                 Pay                               Master                                                                  Front                    Office                   Cashier                                                                                              Restaurant                                                            Cashier

  

INTRODUCTION

Akuntansi hotel merupakan bagian yang sangat  vital dalam dunia industri hotel dimana dalam menjalankan roda business hotel harus sepadan dengan anggaran yang telah didistribusikan dalam pengelolan yang modalnya begitu besar untuk membangun sebuah hotel jadi harus dimanage sedemikian rupa agar penerimaan sepadan dengan pengeluaran, untuk biaya dalam menjalankan roda dunia industry hotel sesuai dengan motto .Setiap custamer /guest for hotel harus menikmati suasana seperti dirumah sendiri.Dengan sendirinya pengelola hotel harus memperhatikan suasana indah ,mnemberikan pelayanan yang betul betul prima agar tamu maupun pengunjung yang datang ke hotel tidak merasa bosan ,apabila sudah merasakan keramahan para petugas hotel yang murah senyum, ramah tamah serta suka dengan tangan terbuka bekerja sama dengan para tamu maupun pengunjung yang hanya berwisata melihat suasana industri perhotelan.Kami sebagai pengelola akan kehilangan kesan apabila para tamu tidak dapat menginap dihotel kami .

Hotel accounting is a very vital part of the hotel industry where running the hotel business wheels must be worth the budget that has been distributed in the management whose capital is so great to build a hotel so should be managed in such a way that the acceptance is worth the expenditure, for the cost of running the world Wheel of the hotel industry in accordance with the motto. Each custamer/guest for hotel should enjoy a home-like atmosphere. By itself the hotel manager must pay attention to the beautiful atmosphere, mnemgive the right service is very good so that the guests and visitors who come to the hotel do not feel bored, when you feel the friendliness of the hotel officers who are smiling, friendly and open-handed staff cooperate with the guests and visitors who only travel to see the atmosphere of the hospitality industry. We as the organizer will lose the impression if guests cannot stay at our hotel.

Secara Umum semua hal yang berkaitan dengan industri perhotelan memiliki keunikan tersendiri dalam setiap pekerjaan dan selalu penasaran untuk ketidaktahuan, termasuk salah satu dari mereka adalah departemen akuntansi di perhotelan. Transaksi di hotel termasuk kompleks, karena keramahan memiliki pelaporan akuntansi yang unik. Dikatakan unik karena, akuntansi di hotel ini adalah campuran akuntansi "bidang jasa Layanan" dengan "akuntansi" manufaktur. Perekaman berdasarkan metode Layanan akuntansi digunakan untuk mencatat transaksi yang berkaitan dengan layanan seperti pembayaran sewa Layanan Kamar, perhitungan biaya layanan, pajak, dll. Sementara itu, metode akuntansi manufaktur digunakan untuk menghitung harga jual menu yang dibuat oleh Food &Beverage Department, wajar jika departemen akuntansi memiliki lebih banyak staf dari staf pemasaran jika ditinjau dari jumlah staf di Back Office sehingga dalam akuntansi Departemen dipecah menjadi dua sub Departemen yaitu Financial dan logistik

/pembiayaan masing –  masing   divisi atau department yang ada di hotel.

In general all matters relating to the hospitality industry have its own uniqueness in every job and are always curious for ignorance, including one of them is the accounting department in hospitality. Transactions at the hotel include complex, because hospitality has unique accounting reporting. It is said to be unique because, accounting at this hotel is a mixed accounting "field of service services" with "accounting" manufacturing. Recording based on the accounting service method is used to record transaction-related services such as room service rental payments, service fee calculations, taxes, etc. Meanwhile, the manufacturing accounting method is used to calculate the selling price of the menu created by the Food & Beverage Department, reasonable if the accounting department has more staff than the marketing staff if reviewed from the number of staff in the Back Office so that in the accounting department is broken down into two sub departments i.e. Financial and logistics/...

Section yang ada di accounting department antara lain sebagai berikut:

1.                  FB Cashier

2.                  FO Cashier

3.                  General Cashier

4.                  Night Auditor

5.                  Income Auditor

6.                  Account Receivable

7.                  Account Payable

8.                  Purchasing Department

9.                  Cost Cintrol Department

10.              Pay Master

11.              Bill Collector

12.              Senior Accountant

13.              Junior Accountant

14.              Ass Director of Finance

15.              Director of Financial/contoller/direktur keuangan.

 

Posisi kerja di sub DPT Finance/keuangan:

1.    General kasir/GC

2.   Account Receivable

3.   Account payable

4.   Income Auditor

5.   book keeper

6.   Departemen Purchasing

7.   Receiving

8.   Store keeper

9.   Department Cost Control.

Tugas dan tanggung jawab sebagai Akuntansi hotel.

1. General kasir/GC

tugas utama dari kasir umum adalah untuk mengelola kas kecil di Hotel, sehingga semua transaksi pembelian yang dilakukan secara tunai dan uang biaya untuk pembayaran hutang dan pembayaran pajak, air, listrik, telepon akan direkapitulasi oleh kasir umum. Juga dapat dikatakan bahwa kasir umum adalah BENDAHARA Hotel.

Tujuan:

1. Check dan menerima pendapatan kasir hanya uang tunai

2. Laporan dari kasir dan remmitance di check ulang oleh General kasir

3. Menyiapkan House Bank /petty cash/kas kecil.

4. membuat laporan General kasir setelah menerima dari kasir, Banquet Payment/account piutang .

5. Melaporkan summary of general cashier ke income auditor dan ke Asst Direktur Keuangan.

Pekerjaan dan prosedur:

a. mempersiapkan house bank/petty cash untuk operation kasir.

b. Penerimaan cash dari Banquet sale tentang Deposite dan pembayaran tunai

c. membuat ringkasan /laporan   General kasir

d. Melaporkan kepada Income audit   dan  Direktur Keuangan

e. Menerima dari rekening Piutang penyelesaian pendapatan

f. pembayaran cek tunai atau cek giro Bilyet.

2.Seksi piutang (staf piutang)/Account Receivable

Tugas utama AR adalah mengelola piutang Hotel yang berasal dari transaksi Pemesanan dan reservasi kamar. AR juga memiliki kewajiban untuk membebankan piutang ketika piutang sudah dimasukkan karena dan mencatat transaksi pembayaran menggunakan EDC dan menggunakan cek giro.

Tujuan

a.Tagihan tamu /Guest Folio untuk biaya dari tamu hotel maksimal tiga bulan setelah Check-Out tamu segera membuat penyelesaian pendapatan

b. biaya/tidak ada pembayaran dari tamu/perusahaan/pemerintah harus menjadi persetujuan oleh General Manager atau Direktur Keuangan

c. Dalam waktu tiga kali belum ada pembayaran dari tamu harus dilaporkan ke direktur keuangan.

2. kegiatan dan prosedur:

a. menerima dari laporan pendapatan audit splite dari tamu cek biaya

b. membuat rekapitulasi penyelesaian pendapatan

c. melaporkan Rangkuman penyelesaian pendapatan rekening kepada Direktur Keuangan dan membuat piutang Journal

d.Memberitahu Kepada kreditor batas waktu pembayaran

3. Account payable (staff bagian hutang)/AP

tugas utama dari bagian AP mengelola utang Hotel. AP akan melakukan pembayaran balik atau sebagian ke supplier jika hutang sudah masuk jatuh tempo. Semua pembelian yang dilakukan dengan kredit akan diproses oleh AP. staf AP akan selalu berkoordinasi dengan sub-divisi logistik/Departemen pembelian dalam pengelolaan utang kepada pemasok/supplier/vendor.

Generalities:

1. Prepared the Check cash or Giro Biljet Check for the payment Operation Hotel

2. Check or Giro check signature by General Manager and Director of finance

Tujuan dan prosedur:

a. posting faktur pemasok / invoice untuk biaya Hotel

b. disiapkan cek untuk supplier

c. Siapkan cek untuk payemnt Power/eletrical

d. Siapkan Periksa untuk pembayaran air

e. disiapkan cek untuk pembayaran gaji karyawan.

f. membuat jurnal pembelian

g. menyeimbangkan semua pembelian dengan Departemen COST CONTROL / PENGENDALIAN BIAYA.

h.MELAPORKAN kepada Asst Direktur Keuangan tentang semua pembayaran untuk hotel

4. Income Auditor/pendapatan audit/IA

Tugas utama dari Income Audit adalah untuk memverifikasi kesesuaian transaksi keuangan yang berasal dari kasir restoran dan kasir Front Office/bagian reception. Selain itu, income audit akan mencatat berapa banyak uang yang berasal dari: Room Revenue/pendapatan harga kamar, penjualan/pendapatan makanan & minuman di restoran dan penjualan Ball Room/Banquet Sale (Hall Room) Hotel. Tugas seorang income audit adalah menindak lanjuti (Double Check) kegiatan audit yang dilakukan oleh auditor malam.

The main duty of the Income Audit is to verify the suitability of financial transactions originating from the restaurant cashier and Front Office Cashier/Section reception. In addition, income audit will record how much money comes from: Room Revenue/income room rates, sales/income food & drinks in restaurants and sales of Ball Room/Banquet Sale (Hall Room) Hotel. The task of an income audit is to follow up (Double Check) The audit activities conducted by the night auditor.

Generalitas: Income/pendapatan audit membuat laporan semua produk penjualan per hari operasi Hotel.

1. Recapituliation penjualan kamar untuk per-hari dan bulanan dan tanggal

2. Rekapitasi untuk penjualan makanan dan minuman untuk harian dan bulanan dan  tanggal.

 3. Melaporkan penjualan departemen lain nya.

Tujuan:

a. Check dan menyeimbangkan ringkasan Restoran kasir/summary of cashier.

b. Periksa laporan ringkasan Front Office kasir

c. Periksa penjualan laundry dan penerimaan pusat bisnis.

d. membuat laporan harian income audit/audit pendapatan dan bulanan berdasarkan tanggal

e. Check dan dibandingkan dengan Laporan house keeping, total tamu Check-in dan Check-Out

f. Okupansi Room dan persentase.

g. membuat laporan General kasir

h. Recapituliation uang tunai dan biaya

i. diberikan kepada bagian piutang , kartu kredit. atau semua biaya

j. dilaporkan ke Asst Direktur Keuangan dan Direktur Keuangan

5. Kepala pembukuan/book keeper

tugas utama dari seorang Chief Accountant adalah untuk menciptakan sebuah laporan keuangan yang sumber data berasal dari staf AR, staf AP, staf IA, staf GC dan sub Departemen pembelian. Selain itu, book keeper ini biasanya berfungsi sebagai pengawas di sub departemen keuangan.

6.Departemen Purchasing:

The main task of a Chief Accountant is to create a financial statement whose data sources come from AR staff, AP staff, IA staff, GC staff and sub purchasing departments. In addition, this book keeper usually serves as a supervisor in the financial sub-department.

 

 

 

Tugas masing –masing section Department Purchasing

1. agen pembeli/makanan, agen minuman, agen bahan material. Tugas utama dari pembeli adalah untuk melakukan pembelian langsung di pasar atau di supermarket. Pembelian yang dilakukan oleh pembeli ini adalah pembelian tunai.

2. pembelian hampir sama dengan tugas pembeli, pembelian juga melakukan pembelian. Tapi pembelian dengan membeli ini melalui perintah untuk pemasok sesuai dengan pesanan pembelian dibuat dan dilakukan secara kredit dengan waktu yang disepakati/jangka. Selain itu, pembelian ini juga memiliki tugas untuk mengadakan tender dengan supplier dan memilih supplier dengan persetujuan dari Accounting Manager/controller/Direktur Keuangan.

Generalitas: Departemen purchasing adalah responbilitas tentang barang-barang persiapan untuk digunakan operasi Hotel, makanan dan minuman item, baik pasokan dan pemeliharaan tanggung jawab Purchasing Manager dsn Direktur  keuangan:

Kegiatan:

a. Melakukan tugas permintaan pembelian Departemen yang bersangkutan

b. membuat pesanan pembelian

c. maximal tiga supplier untuk Compititor

 d. proses daftar pasar

e. proses bahan makanan

f. proses daftar minuman

7.    Receiving /Bagian Penerimaan barang.

Kewajiban penerimaan adalah untuk menerima barang yang dikirimkan oleh pemasok atau dibeli oleh pembeli/agen pembelian. Penerimaan ini akan menyesuaikan antara pesanan pembelian dengan pesanan pengiriman pemasok. Penerimaan juga berkewajiban untuk memeriksa kualitas barang yang disampaikan sesuai standar yang ditetapkan oleh manajemen.

The acceptance obligation is to receive the goods submitted by the supplier or purchased by the Buyer/agent of purchase. This acceptance will adjust between purchase orders with supplier shipping orders. Acceptance is also obliged to check the quality of delivered goods as per the standards set by management.

Penerimaan adalah bagian dari barang yang diperlukan untuk operasi Hotel setiap item yang diterima oleh menerima pesanan dari Departemen pembelian, dilengkapi dengan data-data untuk bukti menerima, bahwa barang dapat diterima dengan data sebagai berikut:

Acceptance is part of the goods required for the operation of the Hotel each item received by the receiving order from the purchasing department, supplemented with data for the receipt of receiving, that the goods can be received with the following:

1.     based on Purchase Order

2.     Market List

3.     Groceries List

4.     Beverage List

Kewajiban dan tugas sebagai petugas penerimaan adalah:

1. memeriksa barang yang diterima apakah barang sudah sesuai dengan pesanan yang diminta oleh Departemen pembelian seperti. Kuantitas, kualitas dan standar hotel.

2. jika item makanan seperti daging dan ikan diperiksa bersama dengan asisten sous Executive Chef/staf Kitchen bahwa barang telah memenuhi standar kualitas serta berkualitas.

3. ketika barang rusak. Pembusukan harus dikembalikan ke supplier dan juga barang lebih dari order.

4. setiap item yang diterima harus dibuatkan laporan harian /catatan penerimaan menurut barangnya, antara lain:

1. Laporan harian /ringkasan/catatan penerimaan barang makanan,

2. Laporan harian /cacatan penerimaan barang minuman

3.Laporan harian /cacatan penerimaan lainnya (general store and engineering store)

4.barang yang telah diterima berdasarkan jenis barang diserahkan ke masing 2 /setiap Storeroom dengan copy Invoice.

8.      Store keeper /petugas gudang

tugas storeroom adalah untuk mengelola gudang/storeroom persediaan barang 2 Hotel. Barang yang masuk dan barang yang keluar yang berasal dari gudang pusat adalah kewenangan store keeper. Store keeper juga harus melakukan stok opname/closing inventory//persediaan secara berkala dan secara bulanan, sehingga ketersediaan stok terjaga sesuai dengan anggaran yang ditetapkan.

Storeroom task is to manage warehouse/storeroom supplies Goods Hotel. Incoming goods and goods coming from the central warehouse is the Authority store keeper. Store keeper also has to do stock of opname/closing inventory//inventory periodically and on a monthly basis, so that stock availability is maintained in accordance with the budget set.

9. Pengendalian biaya/Department Cost Control.

Tugas pengendalian biaya adalah untuk mengontrol beban keuangan Hotel. Kewenangan pengendalian biaya adalah untuk membatasi jumlah pembelian dan permintaan pembelian yang berasal dari Departemen lain agar tidak terjadi melampaui anggaran yang ditentukan. Selain itu, tugas pengendalian biaya lainnya adalah untuk memverifikasi input data dengan membeli dalam bentuk PO, dari store room dalam bentuk surat barang/formulir permintaan storeroom atau surat masuk dan dari Recevier dalam bentuk laporan penerimaan. (surat penerimaan barang). Pesanan pembelian dan penerimaan/ catatan yang telah lulus verifikasi dari cost control/pengendalian biaya  akan langsung disampaikan kepada staf AP untuk masuk hutang dagang perusahaan.

Cost control duty is to control the financial burden of the Hotel. The authority of the cost control is to limit the number of purchases and purchase requests originating from other departments in order not to occur beyond the specified budget. In addition, another cost control task is to verify the input data by purchasing in the form of a PO, from the store room in the form of an item letter/request form storeroom or incoming mail and from Recevier in the form of receipt report. (Letter of acceptance of goods). Purchase orders and receipts/records that have passed the verification of cost control/cost control will be directly delivered to the AP staff to enter the company's trade debts.

Generalitas:

a. pengendalian untuk biaya makanan dan minuman akhir bulan

b. mengontrol untuk permintaan semua gudang

 c. membuat laporan pendapatan dan biaya makanan dan minuman untuk periode

d. prosedur mengambil persediaan di ruang penyimpanan, dapur dan Bar outlets

e. Rekap produk minuman dan makanan

f. pengecekan dan mengontrol laporan untuk menerima makanan dan minuman

g. Periksa item barang dengan P O, Market List, daftar belanjaan. Daftar minuman

h. Inventory General Supply and Engineering Store

i. recapituliation closing inventory /total penutupan inventarisasi semua gudang

j. membuat rekonsiliasi makanan dan minuman untuk laporan bulanan

k. dilaporkan kepada Direktur Keuangan, General Manager, F & B Director, Chef Eksekutif

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ORGANIZATION   CHART   OF   COST   CONTROL DEPARTMENT

                       

                                                                                                                                             

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Balai Pustaka :

 

Raymonds Sechmidgall Ph D., CPA,James W,Damitio Ph.D,CMA,

Hospitality Industry Financial Accounting Second Edition.

Educational Institute American Hotel Motel Association

by Stefon Walters; Reviewed by Michelle Seidel, B.Sc., LL.B., MBA; Updated June 19, 2019

 

Reference

 

Harro,Hyatt Bumi Surabaya.Food & Beverage Control ,Year 1980

Hyatt International Manual Food & Beverage Control.Year 1979

Hyatt Regency Surabaya Manual Cost Auditor, Year 1990

Harro, Manual Cost Control, Year 1997