Module of Accounting
Management
Hotel Management
By
Istan Harro HS
Manajemen
Perhotelan
Organization Chart of Accounting Department
|
||||
|
|
Food Accountant
Credit
Controller Officer
Food Income
Auditor
Controller
Beverage General
Controller
Cashier
Receiving Inventory Night
Controller
Auditor Chief
Account Receivable
Account
StoreRooms Payable Pay
Master
Front
Office
Cashier
Restaurant
Cashier
Accounting department for
hotel
RUANG LINGKUP
ACCOUNTING DEPARTMENT
Section – section
yang ada di Accounting Department.
1. Director of Finance / Controller / Accounting Manager
2. Senior Accountant / Accounting
Supervisor
3. Night Audit
4. Internal Auditor /
Income Auditor
5. Cost Controller
6.
Purchasing Manager / Material Manager
7. Store Keeper / Store
Room Supervisor
8.
Accountant
9. City Ledger
10. Account Receivable /
Credit Manager
11. General Cashier
12. Account Payable
13. Bill Collector
dan Tugas
masing – masing section/job disc.
1. Director
of Finance / Controller / Accounting Manager
a.
Mengesahkan
laporan keuangan (Neraca, R/L= Rugi-Laba) untuk disetujui oleh General Manager,
selanjutnya GM menyerahkan kepada Direktur
Validate financial
statement (balance sheet, R/L = profit-loss) for approval by General Manager,
then GM handed over to the Director
b.
Menyetujui
pemasukan dan pengeluaran uang
Approve income and expenses for money
c.
Menyetujui
permintaan barang dari Department (Goods / Purchase Request Dan pengeluaran
barang dari Gudang (Store Room Requisition)
Approve the goods
request from the Department (Goods/Purchase Request and expenditure of goods
from the Store Room Requisition
d.
Memimpin
seluruh SDM Accounting sesuai struktur organisasi
Lead all HR Accounting according to
organizational structure
e. Bertanggung
jawab langsung kepada General Manager
E. Directly responsible to General Manager
2. Senior
Accountant / Accounting Supervisor
a. Membuat
laporan keuangan (Neraca, R/L) untuk disahkan oleh Fin. Adm. Manager
A Generate
financial report (balance sheet, R/L) for ratified by Fin. Adm. Manager
b. Mengawasi
pekerjaan Accountant dan bawahannya
B.
Supervise Accountant work and subordinate
c. Bertanggung
jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager
C.
Directly responsible to Fin. Adm. Manager
3. Night
Audit
a. Merecap
laporan semua
kasir dalam operation per days/dalam satu hari
A. Summary of report all
cashier in operation per days/in one day
b. Membuat summary
revenue pada malam hari
B. Make a summary revenue at
night
c. Menyerahkan
summary berikut lampirannya (Bills) beserta uang pada keesokan hari kepada
Accounting Back Office / General Cashier sesudah ditandatangani Chief Cashier
C. Submit a summary of the following attachments
(Bills) and money on the next day to
Accounting Back Office/General Cashier after signing Chief Cashier
d. Bertanggung
jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager
D. Directly responsible to Fin. Adm. Manager
4. Internal
Auditor / Income Auditor
a. Memeriksa
semua data akuntansi (sesudah transaksi} dari income/revenue room, revenue food
& beverage, revenue Laundry, revenue Telephone dan other income.
A. Check all
accounting data (after transaction} from income/revenue room, revenue food
& Beverage, revenue Laundry, revenue Telephone and other income.
b. Bekerja
sama atau membantu tugas Accounting supervisor untuk membuat laporan keuangan
B. Cooperate or assist Accounting Supervisor's task to create
financial statement
c. Melaporkan
temuan penyimpangan keuangan kepada Finance Manager.
C. Report the findings of financial
irregularities to Finance Manager
d.
Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager
D. Directly responsible to Fin. Adm. Manager
5. Cost
Controller
a. Mengerjakan
pekerjaan akuntansi dan lainnya yang berhubungan dengan keuangan sebelum
terjadi transaksi
b. Meneliti,
memeriksa, menyetujui Goods Request dari Department untuk persetujuan Fin.
Manager
c. Memeriksa
segala tagihan atau Invoice dari supplier sebelum dibayar
d. Memeriksa
permintaan maintenance atau pemeliharaan barang maupun pembuatan barang oleh ME
sebelum disetujui Fin. Manager
e. Membuat
atau mengubah semua tarif product hotel / daftar menu dan drink list sebelum dipublikasikan.
f. Bertanggung
jawab langsung kepada Fin. Manager.
Job disc and
responbility Cost Controller.
A. Do accounting and other
related financial work before transaction
B. Researching, examining, approving the Goods
Request from the Department for the approval of Fin. Manager
C. Check all bills or invoices from supplier
before paid
D. Check the maintenance or maintenance request
of the goods or the manufacture of goods by ME before the approval of Fin.
Manager
E. Make or change all the product Rates
hotel/Menu list and drink list before it is published.
F. Directly responsible to
Fin. Manager
6. Purchasing
Manager / Material Manager / Supervisor
a. Memeriksa
/ purchase request / good request yang sudah disetujui oleh Dir of finance
dan General Mgr untuk diorderkan barang ke supplier.
b. Mengetahui
semua harga – harga barang keperluan hotel di pasar guna pembuatan Purchase Order.
c. Membuat
summary purchase bulanan untuk dilaporkan kepada Fin. Manager
d. Bertanggung jawab langsung kepada Fin.
Manager
.
Purchasing Manager
/ Material Manager / Supervisor
A.
Check/purchase request/Good request that has been approved by
Dir of finance and General Mgr to order the goods to the supplier.
B.
Know all the prices – the price of goods needs hotel in the
market to make a Purchase Order.
C.
Create a monthly summary purchase to be reported to Fin. Manager
D.
Directly responsible to Fin. Manager
7. Store
Keeper / Store Room Supervisor
a.
Menjaga semua barang yang ada di gudang
A. Keep all the goods in the warehouse /STOREROOM
b.
Mengatur alur keluar masuk barang berdasarkan storeroom requisition dan nota / invoice dari Receiving.
B. Set the flow in the item based on
storeroom requisition and note/invoice from Receiving.
c. setiap
barang yang masuk dibuatkan bin card sesuai dengan nama barang, nama supplier
dan jumlah barang. Membuat summary bulanan (Closing Inventory) dengan Cost
Controller untuk laporan kepada Fin. Manager
C. Each goods entered
is made by bin card according to the name of the item, supplier name and amount
of goods. Create a monthly Summary (Closing Inventory) with Cost Controller for
the report to Fin. Manager
d.
Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager
d. Directly
responsible to Fin. Manager
8. Chief
Cashier/General Cashier
a. Memimpin
semua outlet Cashier, Room, Restaurant, Room Service, Sport & Recreation,
Drugstore
A. Leading all outlets Cashier, Room,
Restaurant, Room Service, Sport & Recreation, Drugstore
b. Bekerja
sama dengan Night Audit
B. Working with Night Audit
c. Membuat
summary harian dan bulanan untuk Fin. Manager
C. Create daily and monthly summary for
Fin. Manager
d. Bertanggung
jawab langsung kepada Fin. Manager
D. Directly responsible to Fin. Manager
9. Accountant/Senior
Accountant
a. Membantu
pekerjaan Accounting Supervisor
b.
Memimpin pekerjaan bawahan:
City Ledger,
Account Receivable, Account Payable, General Cashier, dan Book Keeper / accountant/senior
accountant.
c. Menyusun
laporan keuangan dengan Acct. Supervisor
d. Bertanggung
jawab langsung kepada Director of Finance
Accountant/Senior
Accountant
A. Assisting the work of Accounting Supervisor
B. Lead subordinate work: City Ledger,
Account Receivable, Account Payable, General Cashier, and Book
Keeper/accountant/Senior Accountant.
C. Compile financial /income statements with
ACCT. Supervisor
D. Directly responsible to Director of
Finance
10. City
Ledger
a. Memeriksa
semua pendapatan credit untuk pembuatan Invoice kepada customer
b. Menagih
kepada customer (pemakai jasa Hotel) yang tidak membayar kontan atau kredit
untuk diserahkan kepada General Cashier
c. Membuat
daftar piutang untuk Accountant
d. Bertanggung
jawab langsung kepada Accountant.
City Ledger
A. Check all credit income for Invoice
creation to Customer
B. Charge to Customer (Hotel service user)
who does not pay the cash or credit to
be submitted to General Cashier
C. Create a receivables list for Accountant
D. Directly responsible to Accountant
11. Account
Receivable
a. Memeriksa
semua data uang masuk/Bill/Outlet yang didapat dari Night Audit
A. Check all data of incoming
money/Bill/Outlet obtained from Night Audit
b. Membuat
Summary Revenue
B. Creating a Summary Revenue
c. Memberikan
data Bill cash kepada Book Keeper dan Menyerahkan uang kontan kepada General
Cashier
C. Provide Bill cash data to Book Keeper and
submit cash to General Cashier
d. Menyerahkan
Bill credit kepada City Ledger untuk ditagih
D. Submit Bill Credit to City Ledger for invoiced
e. Bertanggung
jawab langsung kepada Accountant/senior Accountant.
E. Directly responsible to
Accountant/senior Accountant.
12. General
Cashier
a. Menyimpan
uang kontan, buku – buku, check dan giro bilyet untuk pembayaran
A. Save cash, books, check
and Giro for payment
b. Mengerjakan
buku – buku harian kas dan bank
B. Working on cash diary and bank
c. Menyimpan
bukti – bukti kas dan Bank yang masuk atau keluar untuk diserahkan kepada Book keeper/accountant.
C. Storing evidence of cash and incoming or
outgoing banks to be submitted to Book keeper/accountant.
d. Menyetor
dan mengambil uang di Bank atas perintah atasan
D. Depositing and taking
money at the Bank at the order of manager
e. Bertanggung
jawab langsung kepada Accountant
E. Directly responsible to Accountant
13. Account
Payable
a. Mengerjakan
PLDB (Purchase Ledger Day Book = buku harian pembelian
A. Working on PLDB (purchase
Ledger Day Book = purchase diary
b. Membuat
summary bulanan pembelian
B. Create a monthly summary of purchases
c. Memproses
uang pengeluaran Hotel
C. Process the expenditure Money Hotel
d. Mengerjakan
seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir
D. Working on all accounting technical
problems from beginning to end
e. Bertanggung
jawab langsung kepada Accountant
E.
Directly responsible to Accountant
14. Book Keeper /
junior accountant.
a. Mengerjakan
seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir
b. Bertanggung
jawab langsung kepada Accountant
A. Working on all accounting technical
problems from beginning to end
B. Directly responsible to Accountant
Kesimpulan
Dari seksi seksi yang ada
bila dilihat dari tugas pokoknya masing-masing dapat dikelompokan menjadi tiga
bagian :
1. Bagian yang menangani atau mencatat
penerimaan yaitu:
a.
Night Audit
b.
Internal Auditor
c.
Account Receivable
d.
Chief Cashier
e.
General Cashier
2. Bagian yang
menangani atau mencatat pengeluaran dan pengendalian biaya yaitu:
a. Cost
Controller
b. Purchasing
Manager / Supervisor
c. Store
Keeper / Store Room Supervisor
d.
Account Payable
e. General
Cashier
1.
Bagian yang memproses data akuntansi menjadi Laporan keuangan yaitu
Book keeper/senior accountant.
B. Pengelompokan
Tugas Masing – Masing seksi
Struktur ini
digunakan oleh Hotel Berbintang dengan kemungkinan penempatan SDM pada semua
seksi. Dalam struktur tersebut Finance, Adm. Manager membawahi 7 orang
setingkat supervisor.
Sedangkan penggolongannya terdiri dari 5
macam yaitu:
Golongan I: Finance Manager
Golongan II Supervisor
Golongan III: Leader
Golongan IV: Senior
Golongan V: Yunior
Penempatan SDM pada semua
golongan tergantung dari frekuensi kerja yang ada. Bila frekuensi rendah,
digunakan seefisien mungkin dengan penempatan karyawan satu fungsi merangkap
tugas beberapa seksi.
·
Produk/Jasa yang ditawarkan dalam bidang perhotelan
1. Room Division
2. Food &
Beverage: Division
3. Produk hotel
yang tergolong dalam Minor Opperated Department (MOD) antara lain: telpon,
laundry.
4. Produk hotel
yang dikelompokkan dalam Other Income (OI) antara lain: ruangan untuk
acara banquet (pertemuan), ruangan konfrensi atau meeting ,
ruangan untuk keperluan pertokoan (souvenir), penukaran valuta asing (money
changer), kolam renang, diskotik, dan produk yang berbentuk fasilitas
olahraga (golf, gymnasium, billiard)
·
Menurut BPS, tarif kamar dibedakan menjadi
1. Tarif kamar
per room tarif:
2. Tarif kamar
per person tarif:
- Seasional Rates
- Week-End Rates
- Family Plan Rates
- Group Rates
- Commercial Rates
- Airlines Rates
- Day Rates
- Travel Agencies Rates
- Over Flow Rates
- Sistem Plan Rates
Harga kamar yang ditetapkan berdasarkan
atas fasilitas yang diminta
Tamu yang membayar hanya untuk harga
kamar (European Plan)
Tamu yang membayar fasilitas kamar dan
makan (American Plan)
·
Cara Pemasaran jasa yang ditawarkan oleh hotel
1. Outside
Selling (Luar)
2. Inside
Selling (Dalam)
·
Daftar Rekening (Chart of Account):
Rekening pada dasarnya dapat digolongkan
menjadi:
1. Rekening riil
(Riil accounts)
Rekening yang merupakan unsur-unsur
dalam penyusunan sebuah neraca yang terdiri dari aktiva/harta, utang dan modal.
2. Rekening
Nominal (Nominal accounts)
Rekening yang merupakan unsur-unsur
dalam penyusunan sebuah laporan L/R yang terdiri dari pendapatan/penjualan dan
biaya dan Harga Pokok Penjualan.
·
Struktur Organisasi Departemen Akuntansi:
1. Financial
Controller
2. Chief
Accounting
3.
Credit Manager
4. Account
Receivable
5. Income Audit
6. Account
Payable
7. General
Cashier
8. Cost Control
9. Receiving
10. Store (Gudang)
11. Payroll
12. Purchasing
13. Night Audit
14. Book Keeper
·
Sistem Pembayaran pada Hotel
Ada beberapa sistem pembayaran pada
hotel oleh tamu, yaitu:
1. Pembayaran
dengan cash money
2. Pembayaran
dengan credit card
3. Pembayaran
dengan traveller cheque
4. Pembayaran
dengan voucher
5. Pembayaran
dengan guarantee letter
6. Pembayaran
dengan complimentary
PENDAPATAN
Penjualan merupakan satu aspek yang
sangat penting dalam urat nadi kehidupan usaha tersebut. Eksistensi dan
kesinambungan hidup organisasi usaha sangat tergantung dari kemampuannya
menghasilkan arus kas dari penjualan produk yang dihasilkan.
Usaha hotel mempunyai sumber pendapatan
utama yang berasal dari penjualan kamar, penjualan makanan dan minuman,
penjualan dari outlet-outlet lainnya.
a.
Penjualan Kamar
b. Penjualan
makanan dan Minuman
c.
Penjualan lain-lain dan masing-masing outlet
Karakteristik penjualan pada usaha hotel
yaitu:
1. Produk yang
dijual merupakan kombinasi antara barang dan jasa.
2. Produk
berbentuk barang yang dijual dihasilkan melalui proses produksi.
3. Perusahaan
harus mempunyai persediaan kapasitas (capacity stock).
PENJUALAN KAMAR
a. Jenis Pemesanan
Kamar
1. Pemesanan Kamar
Bergaransi (Guaranteed Reservations)
Yang termasuk pemesanan kamar
bergaransi:
·
Prepayment
·
Advance Deposit
·
Travel Agent/Airlines
·
Corporate
2
Pemesanan Kamar tak Bergaransi (Non Guaranteed Reservations)
b. Media
Pemesanan Kamar
a. Telepon
b. Surat
c. Telex
d. Faxsimile
e. Go show
c. Sumber-sumber
Reservasi
1. Company atau
Perusahaan
2. Travel
Agent/Biro Perjalanan
3. Airlines
Agency/Perusahaan Penerbangan
4. Government/Pemerintahan
5. Airport
Representative
6. Hotel
Guest/Tamu Hotel
7. Car
Rental Company/Perusahaan Penyewaan Mobil
8. Central
Reservation System/Sistem Pemesanan Terpusat
9.
Individual/Perseorangan
·
Bagan Organisasi yang Terlibat:
a. Reservation
b. Front
Office (FO) dan FO cashier:
c. Bellboy
d. Roomboy
e. Housekeeping
f. Night
Audit
g. Income
Auditor
h. Account
Receivable
i. General
Cashier.
·
Dokumen yang Digunakan:
a. Guest
bill/Folio bill: digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang
dilakukan oleh tamu selama menginap di hotel dan sebagai bukti tagihan kepada
tamu, yang terdiri dari:
v Master bill
v Extra bill
b. Reservation
Form
c. Registration
Form
d. Registration
Card
e. Room
Count Sheet
f. Room
Sales Recapitulation
g. Remittance
of Fund
·
Laporan yang Dihasilkan:
1. Room
Sales Recapitulation
2. Daily
of Sales disiapkan oleh income auditor yang berisi laporan penjualan
keseluruhan
·
Prosedur Penjualan:
Penjualan
Kamar:
Tamu
FO
Bellboy
Night
Audit
Income Audit
Melakukan
RSF Setelah tamu registrasi, reservasi kunci
kamar diserahkan, Cek ulang RGF bellboy mengantar tamu ke
kamar RGC Cek GB Buat daily of sales (Masukkan ke rak, posting tiap
hari) RCS
RSR +
Uang + GB
ROF
PENJUALAN
MAKANAN DAN MINUMAN
·
Kelompok Makanan dan Minuman
a.
Makanan
-
Makanan pembuka (Appetizers)
-
Sup (Soup)
-
Makanan utama (Main course)
-
Makanan penutup (Dessets)
b.
Minuman
-
Minuman keras (Liquer)
-
Beer
-
Minuman ringan (Soft drink)
-
Minuman hangat (Hot beverage)
·
Bagian yang Terlibat
a.
Waiter/Waitress
b.
Food and Beverage (F&B) Cashier
c. Kitchen
d.
Income Auditor
e. Night
audit
f.
FO cashier
·
Dokumen yang Digunakan:
a. Menu/drink
List: daftar harga dan jenis makana serta minuman
b. Captain
order/Restaurant and Bar order: mencatat pesanan tamu
c. Guest
check/ guest bill / Restaurant and Bar bill: mencatat transaksi
penjualan makanan dan minuman yang dilakukan tamu dan sebagai bukti tagihan
kepada tamu
d. Daily
report of food and beverage sale / Restaurant and Bar summary of sales:
mencatat penjualan makanan dan minuman baik tunai maupun kredit pada
masing-masing shift
e. Remittance
of Fund: merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan
hasil penjualan pada hari itu
·
Laporan yang Dihasilkan:
a. Restaurant
and Bar Summary of Sales/summary of sale food and beverage.
b. Daily
of Sales disiapkan oleh income auditor yang berisi laporan penjualan
keseluruhan
Prosedur
Penjualan:
Penjualan
Makanan dan Minuman Tunai
Tamu
Waiter/ress
Kitchen
F&B
Cashier
FO
Menu
Menu
Order
RBO
RBO
RBO
(Rangkap
3,
(Siapkan pesanan)
arsip)
RBB
(Rangkap
3,
RBB
arsip)
Titip pada FO
+
utk tiap
shift
Uang
Uang
Esok dibawa
+
ke back office
RBSS
ROF
Penjualan
Makanan dan Minuman Kredit
Tamu
Waiter/ress
Kitchen
F&B
Cashier
FO
Menu
Menu
Order
RBO
RBO
RBO
(Rangkap
3,
(Siapkan pesanan)
arsip)
Posting
RBB
ke GB
(Rangkap
3,
RBB
arsip)
Titip pada FO
(Ttd
persetujuan
ke
+
utk tiap shif
Charge
bill)
RBSS
Esok dibawa
ke
back office
ROF
PENERIMAAN KAS
Kas merupakan akun yang penting dalam
operasional suatu hotel, tanpa ditunjang dengan kas yang memadai maka akan
dapat mengganggu kelancaran aktivitas operasional suatu hotel, karena kas juga
sebagai modal kerja yang sangat menunjang kelangsungan aktivitas keseharian
suatu hotel.
Penjualan Kamar
Bagian
Organisasi yang Terlibat:
a. Front
Office (FO) dan FO cashier
b. Night
Audit
c. Income
Auditor
d. General
Cashier.
Dokumen
yang Digunakan:
a.
Guest bill
b. Room
Sales Recapitulation
c. Remittance
of Fund
Prosedur
:
FO
Night
Audit
Income Audit
General Cashier
GB
+
RSR
+
Uang
ROF
Cek
Cek ulang & catat pada
catat pada general cashier
summary,
daily
sales
simpan uang&arsip bukti
Penjualan
Makanan dan Minuman
Bagian
Organisasi yang Terlibat :
a.
F&B cashier
b.
FO cashier
2.
Night Audit
3.
Income Auditor
4.
General Cashier
Dokumen yang Digunakan:
a. Restaurant
and Bar bill/check: mencatat transaksi penjualan makanan dan minuman yang
dilakukan tamu dan sebagai bukti tagihan kepada tamu
b. Restaurant
and Bar summary of sales/Summary of food & beverage sales: mencatat
penjualan makanan dan minuman baik tunai maupun kredit pada masing-masing shift
c.
Remittance of Fund: merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan
menyetorkan hasil penjualan pada hari itu
Prosedur:
F&B
FO
Night Audit
Income
Audit
General Cashier
RBB
GB
+
+
SOS
RSR
+
+
Uang
Uang
ROF
ROF
Cek
Cek ulang
&
Catat pada general cashier
catat
pada
summary, simpan
daily
of
sales
uang&arsip bukti
Pengumpulan Piutang
Bagian Organisasi yang Terlibat:
1.
Account Receivable: mencatat penjualan kredit, dan menyiapkan faktur
tagihan serta melakukan penagihan
2.
Collector: melakukan penagihan atas piutang tamu berdasarkan faktur.
3.
General Cashier: menerima semua hasil penagihan piutang dan melakukan
pengecekan kembali dan menyetor uang ke bank.
Dokumen yang Digunakan:
1.
Guest bill
2.
Reservation Form
3.
Agent Voucher
4.
DPP
5.
Invoice
6.
Cash Receipt
Prosedur
Account
Receivable
Head Department
Collector General Cashier
VA
+
RF
+
GB
Persetujuan Penagihan ke agen
Invoice
Invoice
Invoice
Invoice Catat pada GCS
+
+
+
+ info ke AR,
lalu
DPP
DPP
DPP
DPP
arsip
+
+
+
+
CR
CR
CR
CR
Penerimaan
Uang Muka
Bagian
Organisasi yang Terlibat:
a. Reservation
b. Front
Office (FO) dan FO cashier:
c. Night
Audit:
d. Income
Auditor
e. General
Cashier
Dokumen
yang Digunakan:
a. Cash
Receipt
b. Reservation
Form
Prosedur
:
Reservation Agen
FO
Cashier
Night Income General Cashier
Audit
Auditor
RF
Reservasi
RF
RF
RF
+
+
Uang
Uang
Cek Cek
ulang Catat pada GCS
&informasikan
CR
account receivable, lalu arsip ROF
BIAYA/COST
PENGERTIAN
BIAYA/COST
Biaya adalah harga perolehan yang
dikorbankan / harga pokok penjualan atau digunakan dalam rangka memperoleh
penghasilan (revenue) dan akan dipakai sebagai pengurang penghasilan.
DOKUMEN-DOKUMEN
1. PURCHASE REQUEST (PR)/ PURCHASE
REQUISITION
Purchase Requisition/Purchase Request adalah formulir yang
mencatat permintaan pembelian barang yang biasanya disiapkan utk gudang atau
departemen outlet atas dasar minimum stock barang.
Purchase Requisition/P.R pada umumnya
dibuat rangkap 3 yang kemudian didistribusikan kepada:
a. Asli
dikirim ke seksi cost control
b. Copy Pertama
dikirim ke seksi pembelian/purchasing
c. Copy
Kedua sebagai arsip untuk gudang(storeroom)/departemen outlet
Contoh pembuatan Purchase
Requisition/Purchase Request.atau dgn form market list / beverage list
/groceries list.
Pada tanggal 14 Mei 2017 berdasarkan
stock makanan dan minimum/on hand barang, petugas gudang meminta kepada seksi
pembelian barang supaya dibelikan barang-barang sbb:
Mengunakan form groceries list
beverage list form
30 pack Maizena 400
gram
18 btl Apricot Brandy
60 kg Coffee Bali 250
gram
15 btl Borzoi Vodka
24 can Custard Powder 100
gram
36 btl Bir Bintang Large
36 can Baking Powder 50
gram
36 box Paper Napkin
Hotel
:
Alamat
:
Groceries list/beverage list
To
: Purchasing
Department
No : 001
From
: Storeroom
Department
Date : 14 Mei 2017
Please
order the following items
To
be delivered by:………………..
|
No |
Unit |
Items |
Qty Reqst |
Stock On hand |
Average Consum |
To date Consum |
Unit Price |
Remarks |
|
1 2 3 4 5 6 7 8 |
Pack Kg Can Can Btl Btl Btl Box |
Maizena 400 gram Coffee Bali 250
gram Custard Powder
100 gram Baking Powder 50
gram Apricot Brandy Borzoi Vodka Bir Bintang
Large Paper Napkin |
30 60 24 36 18 15 36 36 |
10 20 8 12 6 5 12 26 |
30 60 24 36 18 15 36 36 |
25 30 10 15 10 7 12 30 |
Requested
by
Approved by
Store
Keeper / Head Department
Store
FB Manager/Cost Control
2. PURCHASE
ORDER (PO)
Dari P R diproses menjadi Purchase Order
(PO) adalah
formulir yang mencatat pemesanan barang-barang untuk kebutuhan
operasional hotel ,yang telah design oleh GM. D of Finance ,Mgr Purchasing.
Prosedur pemesanan barang
melalui purchase order hendaknya disesuaikan dengan aturan yang berlaku
misalnya:
d. Harus
didukung dengan purchase request/market list dan groceries list dan beverage
list
e.
Didukung dengan Analisa Pembanding Harga (Quatation Analysis Price)
Purchase Order (PO) dibuat rangkap 5 dan
didistribusikan kepada:
a. Asli
dikirim kepada supplier yang ditunjuk
b. Copy Pertama
dikirim ke seksi cost control
c. Copy
Kedua dikirim ke seksi storeroom department/gudang (informasi pembelian)
d. Copy Ketiga
dikirim ke seksi account payable
e. Copy
Keempat arsip purchasing department
Sebelum barang disimpan dalam gudang ada
beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu penerimaan barang antara lain:
1. Menyocokkan
barang-barang yang akan diterima dengan tanda bukti pemesanan barang (PO).
2. Memeriksa,
menghitung, menimbang, dan menerima terutama yang berkaitan dengan jumlah,
mutu, berat, ukurannya serta spesifikasinya.
Contoh pembuatan purchase order:
Hotel
: ……………………
Alamat
: ……………………
PURCHASE ORDER
Kepada
Yth : UD Sekar Makmur
No : 001
Tanggal
: 14 Mei 2017
Sesuai
dengan penawaran harga tuan, harap barang-barang tercantum dibawah ini dikirim
kebagian penerimaan kamiL receiving area )
Tanggal
tiba : 18 Mei 2017
|
No |
Banyak |
Satuan |
Jenis Barang |
Harga Satuan |
Harga Total |
|
1 2 3 4 5 6 7 8 |
Pack Kg Can Can Btl Btl Btl Box |
Maizena 400 gram Coffee Bali 250
gram Custard Powder
100 gram Baking Powder 50
gram Apricot Brandy Borzoi Vodka Bir Bintang
Large Paper Napkin |
30 60 24 36 18 15 36 36 |
5.500 5.000 2.500 3.000 105.000 115.000 10.000 27.500 |
165.000 300.000 60.000 108.000 1.890.000 1.725.000 360.000 990.000 |
Total
5.598.000
PO ini dianggap batal jika paling lambat
tanggal 25 Mei 2017 belum tiba di gudang.
Barang supaya dikirim ke bagian penerimaan
(receiving) disertai nota pembelian rangkap 2(dua).
Kami akan mengembalikan duplikat nota tersebut
setelah barang diterima.
Barang akan kami kembalikan apabila ternyata
tidak sesuai dengan pesanan kami, dan hotel bertanggung jawab kalau barang
sudah tiba di gudang kami dalam keadaan baik.
Pembayaran akan dilakukan, setelah
barang diterima berdasarkan tanda penerimaan kami dan nota tuan/nyonya atau
surat penagihan tuan/nyonya yang kami terima.
Harap dicantumkan no order kami pada
nota tuan/nyonya.
PO ini dianggap sah apabila telah
ditandatangani oleh pejabat hotel yang berwenang.
Purchasing
Manager dir of finance /Cost
Control dan General Manager
3. MEMORANDUM
INVOICE (MI)/ daily receiving record.
Memorandum Invoice (MI) adalah
pencatatan pembelian barang-barang yang diterima dari supplier sebagai tanda
bukti bahwa barang-barang tersebut sudah diterima dengan baik.
Seksi penerima barang
mempunyai tugas untuk membuat tanda bukti barang masuk berupa Memorandum
Invoice sesuai nota pembelian/faktur, setiap satu nota/faktur dibuatkan satu
Memorandum Invoice/daily receiving record.
Memorandum Invoice baru dikatakan
berlaku syah apabila sudah ditandatangani oleh departemen yang diberi wewenang
untuk membubuhi tanda tangan seperti:
1. Quantity and
Quality Approved
2. Price
approved
3.
Received or by receiving supervisor
Setelah
MI ditandatangani selanjutnya didistribusikan ke seksi:
1.
Asli dikirim ke seksi cost control
2.
Copy Pertama dikirim ke seksi storeroom department/gudang
3.
Copy Kedua dikirim ke seksi pembelian barang/purchasing (arsip)
4.
Copy Ketiga dikirim ke seksi hutang/account payable
5.
Copy Keempat diberikan kepada supplier
Contoh
pembuatan Memorandum Invoice:
Hotel:
Alamat:
Memorandum Invoice Food
No :001
Date :18 Mei 2017
Delivered
by: UD Sekar Makmur
|
Stock No |
Unit |
Qty |
Description |
Unit Price |
Total |
Remarks |
|
A1 2 3 4 |
Pack Kg Can Can |
30 60 24 36 |
Maizena 400 gr Coffee Bali
250gr Custard Powder
100gr Baking Powder
50gr |
5.500 5.000 2.500 3.000 |
165.000 300.000 60.000 108.000 |
|
|
Total |
633.000 |
|||||
Quantity&Quality
Control
Price
Approved
Received
(……………………..)
(………………………..)
(………………..)
Daily receiving report
Item : food date
: 18 May 2018
No name of supplier address no
invoice qty description unit
price amount
1. Ud makmur sumbawa
12 00300 30 maizena
400gr
5500 165000
2. 60 coffee bali 250gr 5000 300000
3. 24 custard pdr100gr 2500 60000
4. 36 baking pdr 50 gr 3000 108000
Total 633.000
Prepared by receiving
(………………………)
Hotel:
Alamat:
Memorandum Invoice Beverage
No
:002
Date
:18 Mei 2017
Delivered
by: UD Sekar Makmur
|
Stock No |
Unit |
Qty |
Description |
Unit Price |
Total |
Remarks |
|
B1 2 3 |
Btl Btl Btl |
18 15 36 |
Apricot Brandy Borzoi Vodka Bir Bintang
large |
105.000 115.000 10.000 |
1.890.000 1.725.000 360.000 |
|
|
Total |
3.975.000 |
|||||
Quantity&Quality
Control
Price
Approved
Received
(………………………)
(………………………..)
(………………..)
Hotel:
Alamat:
Memorandum Invoice Material Supplies
No
:003
Date
:18 Mei 2017
Delivered
by: UD Mekar Makmur
|
Stock No |
Unit |
Qty |
Description |
Unit Price |
Total |
Remarks |
|
C1 |
Box |
36 |
Paper Napkin |
27.500 |
990.000 |
|
|
Total |
990.000 |
|||||
Quantity&Quality
Control
Price
Approved
Received
(………………………)
(………………………..)
(……………….)
4.
DAILY RECEIVING REPORT (DRR)
Daily Receiving Report (DRR) adalah rekapitulasi
pencatatan penerimaan barang untuk kebutuhan operasional hotel yang dibuat oleh
petugas Receiving.
Daily Receiving Report dapat
dikalsifikasikan menjadi tiga golongan sesuai dengan kelompok barang seperti:
1. Daily
Receiving Report untuk Food
2. Daily
Receiving Report untuk Beverage
3. Daily
Receiving Report untuk Material/other
Tujuan membuat Daily Receiving Report
antara lain:
1.
Untuk mengetahui setiap saat jumlah barang yang diterima
2.
Sebagai alat kontrol apakah barang yang diterima sesuai dengan
Purchase Order (PO)
3.
Untuk memudahkan bagian cost control dalam pembebanan biaya
sesuai dengan chart of account
4.
Untuk memudahkan pencatatan kedalam kartu barang
(Bincard/Cardex)
Make up a four part Receiving report
which shows.
Name of Vendor,
Purchase Order number, Date, Quantity, Price, Invoice, Total Cost of goods
received.
All invoice and
Receiving records are attached to the original of the Receiving Report
Hyatt Bumi Surabaya
Example
:Daily receiving report
Daily Receiving Report
Item :
Food No
:001
Date
: 18 Mei 2017
|
Inv No |
PO no |
Qty |
Name of vendor Ud sudimampir |
Unit Price |
Amount |
|
|
||
|
001 |
101 |
30 30 24 36 |
Coffee arabic Coffee Bali Cust Powder Baking Powder |
15000 12000 2500 3000 |
450.000 360.000 60.000 108.000 |
|
|||
|
Total: 978 000 |
|||||||||
Prepared
by
(Receiving)
Receiving Report: Original to Cost Control
Copy 1 to Purchasing Depart
Copy 2 the receiver files
Contoh
pembuatan Daily Receiving Report:
Hotel
:
Alamat
:
Daily Receiving Report for Food
No
:001
Date
: 18 Mei 2017
|
Inv No |
Oty |
Unit |
Supplier Items |
Unit Price |
Total |
Rem |
Fruit&Vegt |
Meat |
Dairy Product |
|
001 |
30 60 24 36 |
Pac Kg Can Can |
UD Pelangi Maizena Coffee Bali Cust Powder Baking Powder |
5500 5000 2500 3000 |
165.000 300.000 60.000 108.000 |
||||
|
Total: 633.000 |
|||||||||
Prepared
by
Received by
Checked by
(Receiving)
(Store Keeper)
(Cost Control)
Hotel
:
Alamat
:
Daily Receiving Report for Beverage
No
:002
Date
: 18 Mei 2017
|
Inv No |
Oty |
Unit |
Supplier Items |
Unit Price |
Total |
Rem |
Liquer |
Beer |
Soft drink |
|
002 |
18 15 36 |
Btl Btl Btl |
UD Pelangi Apricot Brandy Borzoi Vodka Bir Bintang Large |
105.000 115.000 10.000 |
1.890.000 1.725.000 360.000 |
||||
|
Total:
3.975.000 |
|||||||||
Prepared
by
Received by
Checked by
(Receiving) (Store
Keeper)
(Cost Control)
Hotel
:
Alamat
:
Daily Receiving Report for Material
Supplies
No
:003
Date
: 18 Mei 2017
|
Inv No |
Oty |
Unit |
Items |
Unit Price |
Total |
Rem |
Inventory |
Other |
|
003 |
36 |
Box |
UD Pelangi Paper Napkin |
27.500 |
990.000 |
|||
|
Total
990.000 |
||||||||
Prepared
by
Received by
Checked by
(Receiving)
(Store Keeper)
(Cost Control)
5.
BINCARD
Bincard adalah kartu barang
yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang keluar, serta sisa barang.
Dengan adanya metode bincard sangat membantu petugas gudang untuk
mengetahui kondisi barang serta memudahkan didalam pengadaan pemesanan
barang-barang yang sudah mendekati minimum stock.
Contoh
Pembuatan Bin card:
Stock
No
A1
Bin No: 100-1
Description
Maizena 400gr
Max :
40
Min :10
Unit: Pack
|
Date |
Reference |
In |
Out |
Balance |
|
31 Aprl 2017 18 Mei 2017 |
Inventory DRR 001 |
- 30 |
- - |
10 40 |
6.
CARDEX
Cardex adalah kartu barang
yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang
keluar, dan sisa barang
Cardex digunakan sebagai alat
kontrol oleh petugas cost control dalam hal mengetahui:
1.
Jumlah nilai barang yang tersisa digudang
2.
Tingkat turn over
3.
Harga alokasi per unit barang
4.
Jumlah barang yang dikonsumsi untuk kebutuhan operasional hotel
5.
Mengetahui barang yang jarang dipakai
6.
Jumlah barang masuk dan keluar
Contoh
Pembuatan Cardex:
|
Date |
Reference |
Unit Cost |
In |
Out |
Balance |
|
31 Aprl 2017 18 Mei 2017 |
Inventory DRR 001 |
5.500 |
- 30 |
- - |
10 40 |
Item:
Maizena
400gr
Stock No: A1
Unit: Pack
7.
STOREROOM REQUISITION (SR)
Storeroom
Requisition Form adalah tanda bukti permintaan barang digudang. Storeroom
Requisition dapat dibedakan menjadi 4 antara lain:
1.
Food Storeroom Requisition Form
2.
Beverage Storeroom Requisition Form
3.
General Storeroom Requisition Form
4.
Enginnering Storeroom Requisition Form
Storeroom
Requisition dibuat oleh masing-masing departemen dan diterima
oleh bagian gudang untuk menyiapkan barang. Didistribusikan kepada:
1.
Asli dikirim ke cost control untuk diposting kedalam cardex
2.
Copy pertama ke gudang sebagai arsip
3.
Copy kedua dikirim ke bagian yang menggunakan barang tersebut
PEMBELIAN
PERSEDIAAN
Persediaan barang di hotel bisa berupa
makanan, minuman, material supplies dan barang lain, dimana barang tersebut
tersedia untuk dijual maupun untuk membantu kelancaran operasional
perusahaan/hotel. Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan hotel, antara
lain:
1. Menjaga
kontinuitas usaha
2. Mencegah over
investment dan barang yang rusak/busuk
3. Menghindari
kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan
4. Membuat
perencanaan pembelian yang optimal
5. Menjaga
kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang
6. Mencegah slow
moving item
Penyimpanan barang persediaan sangat
besar pengaruhnya bagi ketahanan dan keawetan barang tersebut, sehingga
beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:
1. Temperatur
ruangan
2. Kebersihan
dan kerapihan penyusunan barang
3. Metode
penyimpanan barang
4. Sistem
ventilasi
Bagian Yang Terlibat
1. Departemen
yang membutuhkan
2. Gudang (Storeroom)
3. Pembelian (Purchasing)
4. Penerimaan (Receiving)
5. Cost
Control
6. Hutang (Account
Payable)
Dokumen Yang Digunakan
1.
Purchase Requisition /Purchase Request (PR)
2.
Purchase Order (PO)
3.
Memorandum Invoice (MI)
4.
Daily Receiving Report (DRR)
5.
Quatation Analysis Price (QAP)
6.
Bincard
7.
Cardex
Laporan Yang Dihasilkan
Daily Receiving Report (DRR) yang dihasilkan oleh
bagian penerimaan barang (receiving), dimana menjelaskan tentang
penerimaan barang harian.
PENGGUNAAN PERSEDIAAN
Penggunaan persediaan untuk operasional
perusahaan harus diadministrasikan dengan baik, karena penggunaan sama artinya
dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi departemen yang meminta. Pada setiap
akhir periode (akhir bulan) cost control akan melakukan inventarisasi atas
persediaan (stock opname), dimana inventarisasi pada departemen operasi
biasanya dilakukan malam hari saat kegiatan hotel berkurang, sedangkan
inventarisasi di daily store dan general store dilakukan setelah kegiatan
keluar masuknya barang di gudang dihentikan untuk hari itu. Sebelum
inventarisasi dilakukan biasanya diberitahukan terlebih dahulu bagi departemen
yang akan meminta barang.
Bagian Yang Terlibat
1.
Departemen yang membutuhkan
2.
Gudang (Storeroom)
3.
Cost Control
Dokumen Yang Digunakan
1.
Storeroom Requisition (SR)
2.
Bincard
3.
Cardex
Laporan Yang Dihasilkan
1.
Reconcilliation of food cost or beverage cost, yang berisi perhitungan
biaya makanan dan minuman untuk menghasilkan berapa percentage untuk food and
berapa percentage utk beverage.
2.
Stock opname report/Closing Inventory Report, laporan yang menjelaskan
tentang hasil inventarisasi persediaan pada akhir periode, untuk dipakai
sebagai dasar mencocokkan dengan saldo akhir pada cardex/bincard
3.
Cost reconcilliation, merupakan rekonsiliasi atas
pengeluaran biaya makanan dan minuman, yang akan dipakai sebagai dasar
menghitung food cost / beverage cost
4.
Daily food cost, merupakan laporan yang menunjukkan kondisi penjualan (perbandingan
antara total cost dengan total sales) yang
biasanya dinyatakan dengan persentase
PENGELUARAN
KAS
Dalam usaha perhotelan terdapat beberapa
pemegang kas (kasir), seperti kasir untuk masing-masing outlet (kasir FO,
Restoran&Bar, dll) sehingga untuk memperlancar kegiatan operasional
dibentuk kas kecil. Kasir yang ada dikantor belakang (back office) yang
biasanya disebut General Cashier juga diberikan kas
kecil dalam suatu jumlah tertentu yang bisa digunakan untuk melakukan
pembayaran yang sifatnya mendesak, dimana jumlah yang diperkenankan dibayar
secara tunai ditetapkan berdasarkan kebijakan manajemen. Setiap pengeluaran
dana yang dilakukan oleh general cashier harus mendapat persetujuan
terlebih dahulu, minimal oleh head department.
Pembayaran
Gaji
Bagian
Yang Terlibat
1.
Personalia
2.
Accounting Head Department
3.
General Manager
4.
General Cashier
Dokumen
Yang Digunakan
1.
Daftar Gaji
2.
Slip Gaji
3.
Bank/Cash Disbursment Voucher
Laporan
Yang Dihasilkan
General
Cashier Summary,
merupakan ringkasan pengeluaran kas dalam satu periode yang dilakukan oleh
general cashier
Pembayaran
Hutang
Bagian
Yang Terlibat
1. Account
Payable/Hutang
2.
Accounting Head Department
3.
General Manager
4.
General Cashier
Dokumen
Yang Digunakan
1.
Voucher Payable
2.
Faktur
3.
Memorandum Invoice
4.
Bank/Cash Disbursment Voucher
Laporan
Yang Dihasilkan
General
Cashier Summary,
merupakan ringkasan pengeluaran kas dalam satu periode yang dilakukan oleh
general cashier
Pembelian
Tunai
Bagian
Yang Terlibat
1.
Departemen yang memerlukan
2.
Purchasing/Pembelian
3.
Accounting Head Department
4.
Cost Control
5.
General Manager
6.
General Cashier
Dokumen
Yang Digunakan
1.
Purchase Requisition/purchase request ( PR )
2.
Bank/Cash Disbursment Voucher
Laporan
Yang Dihasilkan
General
Cashier Summary,
merupakan ringkasan pengeluaran kas dalam satu periode yang dilakukan oleh
general cashier.ran yang Harus Anda Kahui
17 SEPTEMBER
Sistem
Akuntansi Perhotelan adalah suatu bentuk pelaporan keuangan atau pencatatan
semua jurnal transaksi baik transaksi harian maupun suatu periode tertentu.
Sistem Akuntansi Perhotelan dimaksudkan dan ditujukan sebagai bahan bimbingan
dalam penyusunan dan penyajian data keuangan, dan sebagai panduan yang mencakup
dasar-dasar akuntansi keuangan seperti pada sistem akuntansi pada umumnya.
Sistem akuntansi perhotelan
juga sebagai alat yang menyediakan sarana yang lebih akurat dan mudah untuk
dimengerti dalam menganalisa sistem keuangan oleh manajemen hotel yang
bertujuan sebagai bahan dasar pengembangan kebijakan keuangan hotel di masa akan
datang.
The hospitality accounting
system is a form of financial reporting or recording of all transaction
journals both daily and a certain period. The hospitality accounting system is
intended and intended as a guidance ingredient in the preparation and
presentation of financial data, and as a guide covering the fundamentals of
financial accounting as in the accounting system in general. The hospitality accounting system is also a
tool that provides a more accurate and easy to understand means to analyze the
financial system by the management of the hotel that aims as the basic
materials for the development of hotel financial policy in the future Come.
Pada pencatatan sistem
akuntansi perhotelan, pencatatan rekening dibagi menjadi dua bagian utama. Bagian
pertama terdiri dari format dan persyaratan penyajian laporan yang terkait
dengan keuangan dan lainnya. Laporan dijelaskan baik dalam bentuk narasi dan
format khusus. Dan bagian kedua yaitu memberikan nama pada rekening dan chart
account.
Siklus akuntansi pada usaha
perhotelan secara garis besar sama dengan siklus akuntansi pada jenis usaha
lainnya. Dalam setiap periode akuntansi, siklus akuntansi akan diawali dengan
pencatatan transaksi berakhir dengan post-closing trial balance. Proses
akuntansi bisa dilakukan secara manual maupun menggunakan aplikasi komputer.
Beberapa transaksi penting dalam operasi hotel, yaitu.
Penjualan Produk dan Jasa
Untuk
efisiensi dan mempermudah pekerjaan bagian akuntansi, transaksi harian
penjualan produk dan jasa dicatat dalam buku khusus penjualan, di akhir periode
akuntansi baru dibuatkan jurnal khusus penjualan. Usaha hotel mempunyai sumber
pendapatan utama yang berasal dari penjualan kamar (Room Revenue),
penjualan makanan dan penjualan minuman (Food and Beverage Revenue), di
mana di satu sisi menjual jasa dan di sisi lainnya menjual barang. Berbeda
dengan usaha-usaha lainnya, penjualan pada usaha hotel mempunyai keunikan
tersendiri, yaitu:
a.
Produk yang dijual merupakan kombinasi antara barang dan jasa.
b.
Penjualan pada usaha hotel biasanya mempunyai volume yang tinggi dengan harga
individu yang relatif rendah, hampir sama dengan usaha retail.
c.
Produk berbentuk barang yang dijual dihasilkan melalui proses produksi seperti
yang dilakukan oleh perusahaan manufaktur.
d.
Perusahaan harus mempunyai persediaan kapasitas (capacity stocks) untuk
dapat menjual produk berupa jasa.
e.
Penjualan atas produk dan jasa dibebani pajak dan service (service charge and
government tax).
Pada siklus penjualan akan
melibatkan akun piutang usaha (city ledger, guest ledger, credit card),
akun kas dan setara kas, akun penjualan, akun hutang pajak PHR (Government
Tax), dan memungut uang jasa pelayanan kepada para konsumen atas nama
karyawan. Secara periodik, uang service yang terkumpul dibagikan kepada
karyawan, biasanya setelah dikurangi loss and breakage (kehilangan dan
kerusakan). depent on management.
Penerimaan Kas dan Pengeluaran
Kas (cash disbursement)
Merupakan
transaksi dari penagihan dan penjualan tunai harian di mana hasil penagihan,
penjualan tunai, dan pengeluaran kas harian dicatat dalam buku khusus yang
disebut dengan buku kas dan bank.
Pembelian Produk dan Jasa
Untuk
efisiensi dan mempermudah pekerjaan bagian akuntansi, transaksi harian
pembelian produk dan jasa dicatat buku khusus pembelian, di akhir periode
akuntansi dibuatkan jurnal khusus pembelian.
Payroll (Sistem Gaji)
Karena
hotel terdiri dari beberapa departemen, maka bagian personalia harus membuat
rekapitulasi daftar gaji, upah, dan Pph 21 sesuai dengan departemen di mana
karyawan tersebut bekerja. Untuk mempermudah pengaturan manajemen keuangan pada
usaha perhotelan, maka diperlukan sebuah sistem otomatisasi akuntansi yang
dapat terhubung pada semua divisi dan mencatat semua transaksi keuangan secara
mudah dan efisien semacam Jurnal.
Jurnal
merupakan software akuntansi online yang menyediakan layanan
akuntansi terpadu dan dapat digunakan oleh beberapa departemen/divisi sekaligus
dalam satu sistem. Dengan Jurnal, Anda bisa memantau semua transaksi keuangan
dari beberapa bagian keuangan yang berbeda kapan pun dan di manapun secara
instan melalui smartphone Anda. Dapatkan semua informasi penting tentang
Jurnal di sini dan miliki kemudahan mengelola akuntansi
keuangan usaha hotel Anda dengan kemitraan bersama kami.
Accounting for Hotels
by Stefon Walters; Reviewed by Michelle Seidel, B.Sc., LL.B., MBA;
Updated June 19, 2019
Artikel terkait
1Ide untuk manajemen pendapatan Hotel
2Teknologi yang digunakan oleh Hotel kantor depan
agen
3Balance Scorecard Systems digunakan
dalam industri Hotel
4Apa yang dimaksud dengan Quarter-end acrual
mean?
Sementara banyak praktik akuntansi dapat
diterapkan secara universal untuk berbagai jenis bisnis, akuntansi untuk
industri perhotelan jauh berbeda. Komisi sekuritas dan Bursa dan peraturan
Dewan Pengawas akuntansi perusahaan publik mewajibkan Hotel — baik independen
maupun waralaba — menetapkan proses yang ditetapkan untuk mencatat pendapatan
dan pengeluaran.
Pelatihan staf hotel
karena akuntansi Hotel
melibatkan seperangkat praktik yang lebih kompleks daripada akuntansi khas,
personil akuntansi harus melalui pelatihan yang berbeda dari pelatihan
tradisional. Selain dari pendapatan dan pengeluaran dasar, staf harus
mempertimbangkan berbagai tarif kamar, biaya keterlambatan, kontrak vendor dan
biaya yang dibuat untuk sebuah kamar. The American Hotel and Lodging
Association Institute adalah organisasi nirlaba yang menyediakan pendidikan
perhotelan dan pelatihan dan akan memastikan bahwa personil Hotel yang
bertanggung jawab untuk akuntansi berpengalaman dalam praktik terbaik.
Tingkat hunian dan harian
jumlah uang yang dibuat hotel dari kamarnya
tergantung pada
TARIF harian
rata-rata dan okupansi. Tidak hanya hunian hotel yang bervariasi berdasarkan
waktu tahun, tetapi TARIF
harian juga
berfluktuasi. Okupansi menunjukkan berapa banyak kamar yang disewakan
dibandingkan dengan total Kamar, dan itu dinyatakan sebagai persentase. Sebagai
contoh, jika sebuah hotel memiliki 100 kamar dan harga sewa keluar 85 pada
malam tertentu, tingkat hunian untuk malam itu adalah 85 persen. Tarif kamar
hotel sering tergantung pada waktu tahun, dengan harga yang lebih tinggi umum
selama musim ramai. Sebuah ruangan yang $150 di musim tinggi hanya dapat $100
di off season. Bila Anda juga mempertimbangkan tingkat okupansi, perbedaan
pendapatan antara dua musim terlihat.
Aliran pendapatan lainnya
sebagian besar hotel juga menghasilkan
pendapatan dari penjualan restoran dan Bar, Penyewaan ruang konferensi, dan
penjualan Mesin Penjual. Aliran pendapatan ini harus direkam secara terpisah
dalam buku besar yang berbeda ketika melakukan akuntansi Hotel, karena
melakukannya membantu Hotel mendapatkan gambaran yang lebih baik dari daerah
yang paling menguntungkan. Layanan yang tidak menguntungkan mungkin tidak
sepadan dengan waktu dan usaha untuk mempertahankan, tetapi mungkin ada kasus
di mana Hotel merangkul aspek yang tidak menguntungkan dari bisnis mereka untuk
menarik pelanggan dengan harapan bahwa mereka akan membuat untuk itu dengan
memanfaatkan aspek lain dari hotel.
Hospitality Accounting Software
ada perangkat lunak akuntansi perhotelan
khusus yang membantu personil manajemen hotel dan akuntansi
melacak keuangan
harian mereka, serta memprediksi pendapatan dan biaya masa depan. Fitur utama
dari software ini termasuk merekam semua transaksi keuangan, account dibayar
untuk vendor dan peramalan khusus. Perangkat lunak akuntansi perhotelan juga
dirancang untuk berbagi informasi antara waralaba dan mitra mereka. Tren
terbaru dalam aplikasi akuntansi perhotelan mengarah ke lebih banyak perangkat
lunak berbasis cloud, yang memungkinkan perusahaan mengakses informasi bisnis
real-time pada perangkat apa pun. Berbagai ukuran perusahaan biasanya memerlukan
spesifikasi yang berbeda dari perangkat lunak, dengan perusahaan yang lebih
besar biasanya membutuhkan fitur yang lebih kompleks karena sifat yang lebih
luas dari bisnis mereka. QuickBooks dan Fresh Books adalah pilihan populer
untuk perusahaan kecil karena antarmuka intuitif dan relatif mudah digunakan.
Untuk perusahaan besar yang mungkin membutuhkan lebih banyak...
Jurnal khusus
penerimaan kas pada suatu hotel
hotel dalam operasionalnya memerlukan dana
yang tidak sedikit, dimana dana tersebut
akan digunakan untuk membiayai semua pengeluaran yang disediakan sebagai
fasilitas tamu setelah menginap, dan dana
tersebut baru bisa diperoleh kembali oleh perusahaan setelah tamu yang menginap atau menggunakan fasilitas
hotel sudah melakukan pembayaran. Hampir sebagian
besar tamu yang menggunakan agen akan menunda pembayaran sampai mereka selesai menggunakan fasilitas yang ada kecuali tamu
yang datang secara individu biasanya memberikan pembayaran dimuka sebagai uang
muka
Contoh :The Legend Hotel adalah
sebuah hotel yang terletak di Denpasar. Hotel ini menjual kamar jenis super deluxe dengan
harga Rp 1.000.000 per malam. Setiap tamu yang menginap sudah mendapatkan breakfast dengan harga Rp 100.000. Harga
tersebut belum termasuk government tax and service charge
sebesar 21%. Jurnal atas transaksi tersebut adalah:Jurnal Penerimaan Kas
1.Hasil penjualan tunai makanan dan minuman
code
10203 Cash in BankRp
1.210.000
40101 Room revenue Rp 900.000
41105 Food
revenue meal coupon Rp 100.000
20304 Service charge Rp
100.000
20301 Gevernment tax Rp 110.000
Journal
Bank 1.210.000
Room rev 900.000
Food meal coupon rev 100.000
Service charge 100.000
Tax 110.000
Total sale 1210000 1.210.000
2.Hasil penjualan yang diterima front office saat tamu check out
10203 Cash in Bank Rp 1.210.000
10401 AR Guest Ledger Rp 1.201.000
Journal
Cash 1210000
Ar G/l 1210000
3.Hasil pengumpulan piutang dari travel agent
10203 Cash in Bank Rp 1.210.000
10401 AR City Ledger Rp 1.210.000
Journal
Cash 1.210.000
Ar C/l 1.210.000
4.Penerimaan uang muka
10203
Cash in Bank Rp 1.210.000
20401
Deposit from Guest Rp 1.210.000
Setelah tamu yang memberi uang muka tadi check out, maka dibuat
jurnal penyesuaian sebagai berikut:
20401
Deposit from Guest Rp 1.210.000
40101
Room revenue Rp 900.000
41105 Food
revenue meal coupon Rp 100.000
20304
Service Charge Rp 100.000
20301
Goverment tax Rp 110.000
1.Bagian yang Terlibat Pada Prosedur Penerimaan Kas
1)Penjualan
kamar
a. Front office cashier, dimana bagian ini bisa dirangkap oleh bagian front office yangbertugas menerima dan
melaporkan setiap pembayaran tamu.
b.
Night audit bertanggung jawab atas kebenaran
dan ketelitian pemasukan data penjualan tunai kamar dalam satu hari dari
masing-masing outlet.
c.Income audit mempunyai
tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai dan mengoreksi kembali pekerjaan night auditor.
d.General cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan penjualan kamar.
2)Penjualan
makanan dan minumana.
a. Cashier outlet bertanggung jawab atas penerimaan pada masing-masing
outlet
b.Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan
ketelitian pemasukan data penjualan tunai
makanan dan minuman dalam satu hari
c.Income audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai makanan dan minuman dan
mengoreksi kembali pekerjaan night auditor
d.General cashier mempunya tanggung jawab penuh atas semua penerimaan penjualan makanan
dan minuman dalam suatu hari
3)Pengumpulan
piutang dari travel agent
a. Account receivable bertanggung jawab atas penyiapan tagihan dan penagihan kepada tamu yang melakukan reservasi
melalui agent
b.Bill
Collector bertanggung jawab atas penagihan piutang ke travel agent
c.General cashier mempunya tanggung jawab atas semua penerimaan
hasil penagihan.
Balai Pustaka :
Raymonds Sechmidgall Ph D., CPA,James W,Damitio
Ph.D,CMA,
Hospitality Industry Financial Accounting Second
Edition.
Educational Institute American Hotel Motel
Association
Accounting for Hotels
by Stefon Walters; Reviewed by Michelle
Seidel, B.Sc., LL.B., MBA;
Updated June 19, 2019
Reference
Harro,Hyatt Bumi Surabaya.Food & Beverage
Control ,Year 1980
Hyatt International Manual Food & Beverage
Control.Year 1979
Hyatt Regency Surabaya Manual Cost Auditor, Year
1990
Harro, Manual Cost Control, Year 1997
