MANAGEMENT OF ACCOUNTING HOTEL SOP

 

MANAGEMENT OF ACCOUNTING HOTEL

AKUNTANSI PERHOTELAN – PENERIMAAN KAS

 BAGI-BAGI ILMU

Introduction

Generalities:

Accounting Department such of responsibility, controlling, allow cabilities of the Financial for operation Hotel on basic from Uniform system of Accounts of Hotels 1977 Hotel Association of New York City, Inc, U.S.A

Objective:

1. Method Operation:

a. Making the operation Budget for the Hotel

b. System Financial Management Hotel

c. Process of the Revenue and Expenditure

d. Summary of cash receipt per day and month to date

c. Monitoring and controlling operation system

2. Activities:

Cashier section receives for all revenue Hotel from operation Food & Beverage, Room and Other Operated Income

Auditor make the process auditing of revenue

Cost Control Department

Senior Accountant

Account Payable

Account Receivable

Financial Hotel System

Basic of Hotel Management, Uniform System of Accounts for Hotels

Standard Form Systems

The Month ending making the Income Statement Profit & Loss and Balance Sheet, ETC

 

DEPARTMENT INCOME AND EXPENDITURE

Major Operating Department:

           -    Room Division

           -    Food & Beverage Division

Minor Operated Department:

  -   Telephone Department

  -    Laundry Department

  -    Business Centre

  -    Fitness Centre

 Overhead Department:

          -    Administrative & General

          -    Human Resources

                             -    Sales and Marketing include Public Relation

                                       -    Engineering Department (POMEC)

Common Transaction in the Hotel

Ú Sales of product and service

Ú Cash Receipt

Ú Purchase s of product and service

Ú Payroll

Ú Cash disbursement   

 

PENERIMAAN KAS

Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel, tanpa ditunjang dengan kas yang memadai maka akan dapat mengganggu kelancaran aktivitas operasional suatu hotel, karena kas juga sebagai modal kerja yang sangat menunjang kelangsungan aktivitas keseharian suatu hotel.

 

1.PENERIMAAN KAS DARI ROOM RATE

 

A.  Bagian  yang Terlibat dalam Prosedur Penerimaan Kas (Penjualan Kamar)

a.Front Office (FO) dan  FO cashier, dimana bagian ini bisa dirangkap oleh bagian FO yang bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.

b.Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan tunai kamar dalam satu hari dari masing-masing outlet.

c.Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai hotel dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.

d.General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan penjualan kamar.

B.  Dokumen yang Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas (Penjualan Kamar)

a.Guest bill/Folio Guest.

b.Room Sales Recapitulation

c.Remittance of Fund

C.  Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Kamar

a.Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti pendukung dan pelaporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front office, yang selanjutnya akan di cek oleh night audit.

b.Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan pengecekan ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai, seperti uang, slip kartu kredit, bank note traveler cheque pada general cashier

c.General Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing outlet, kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank.

  

2.         2.PENERIMAAN KAS PADA PENJUALAN MAKANAN DAN MINUMAN

A.  Bagian Organisasi yang Terlibat dalam Prosedur Penerimaan Kas (Makanan dan Minuman)

a.Cashier Outlet mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan outlet (outlet restaurant and bar)

b.Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan tunai makanan dan minuman dalam satu hari.

c.Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai makanan dan minuman dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.

d.General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan hasil penagihan yang dilakukan oleh collector dalam satu hari.

B.   Dokumen yang Digunakan Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas (Penjualan Makanan dan Minuman)

a.          Restaurant and Bar bill/guest check/guest bill: mencatat transaksi penjualan makanan dan minuman yang dilakukan tamu dan sebagai bukti tagihan kepada tamu

b.          Restaurant and Bar Summary of  Sales: mencatat penjualan makanan dan minuman baik tunai maupun kredit pada masing-masing shift

c.          Remittance of Fund: merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan pada hari itu

  C.   Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Makanan dan Minuman

a.          Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti pendukung dan pelaporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front office, yang selanjutnya akan di cek oleh night audit.

b.          Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan pengecekan ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai, seperti uang, slip kartu kredit, bank note traveler chequw pada general cashier

c.          General Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing outlet, kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank.

 

3.PENERIMAAN KAS PADA PENGUMPULAN PIUTANG DARI TRAVEL AGENT

A.  Bagian Organisasi yang Terlibat dalam Prosedur Penerimaan Kas (Pengumpulan Piutang dari Travel Agent)

a.Account Receivable: mencatat penjualan kredit, dan menyiapkan faktur tagihan serta melakukan penagihan

b.Collector bertanggung jawab atas penagihan piutang ke travel agent.

c.General Cashier bertanggung jawab penuh atas semua penerimaan semua hasil penagihan piutang yang dilakukan oleh collector dalam satu hari.

B.  Dokumen yang Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas (Pengumpulan Piutang dari Travel Agent)

a.Guest bill/Folio Guest/Guest check

b.Reservation Form

c.Agent Voucher

d.Invoice

e.Cash Receipt

C.  Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Pengumpulan Piutang dari Travel Agent

a.Account Receivable akan memantau umur piutang dari agen sesuai jatuh temponya, saat tiba waktunya untuk melakukan penagihan, Account Receivable akan menyiapkan daftar penagihan piutang beserta bukti pendukungnya (invoice, guest bill, agent voucher, dll), dan menyiapkan cash receipt.

b.Account Receivable akan meminta persetujuan dari head department, kemudian akam member data tersebut kepada collector untuk melakukan penagihan kepada agen.

c.Hasil penagihan piutang akan diserahkan kepada collector pada general cashier, yang akan mencatat pada penerimaan kas. Dan kemudian Collector akan menginformasikan pada Account Receivable, yang mencatat pada kartu piutang agen.

 

4.PENERIMAAN KAS PADA PENERIMAAN UANG MUKA

A.  Bagian Organisasi yang Terlibat dalam Penerimaan Uang Muka

a.Reception menerima reservasi dari tamu yang datang langsung atau melalui travel agent.

b.Front Office cashier bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.

c.Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data uang muka dalam satu hari.

d.Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penerimaan uang muka dari tamu dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.

e.General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan uang muka dari tamu dalam satu hari.

B.  Dokumen yang Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas (Penerimaan Uang Muka)

a.          Cash Receipt

b.         Reservation Form

C.  Prosedur Penerimaan Kas pada Penerimaan Uang Muka

a.Suatu agen membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat reservasi, pembayaran uang muka tersebut akan diterima oleh front office cashier, dengan membuatkan cash receipt dilampiri reservation form, kemudian melaporkannya pada room sales recapitulation dan memasukkannya dalam ROF bersama-sama dengan hasil penjualan kamar lainnya.

b.Agen tersebut akan menerima cash receipt asli, yang nantinya akan dipakai untuk memperhitungkan kekurangan pembayarannya setelah tamu dari agen tersebut menggunakan fasilitas hotel.

c.Pada esok harinya, General Cashier akan menerima uang muka tersebut dan mencatatnya sebagai penerimaan kas. Kemudian General Cashier akan menginformasikan pada Account Receivable akan adanya pembayara uang muka tersebut.

D.  Laporan Yang Dihasilkan

Genereal Cashier Summary, yang merupakan laporan yang dibuat oleh General Cashier pada akhir periode yang berisi semua penerimaan kas.

 

 

 

 

Balai Pustaka :

 

Raymonds Sechmidgall Ph D., CPA,James W,Damitio Ph.D,CMA,

Hospitality Industry Financial Accounting Second Edition.

Educational Institute American Hotel Motel Association

 

Reference

 

Harro,Hyatt Bumi Surabaya.Food & Beverage Control ,Year 1980

Hyatt International Manual Food & Beverage Control.Year 1979

Hyatt Regency Surabaya Manual Cost Auditor, Year 1990

Harro, Manual Cost Control, Year 1997