GENERAL CASHIER HOTEL JOB DISC

 

General Cashier

SECTION OF ACCOUNTING DEPARTMENT FOR HOTEL.

INTRODUCTION

Organisation chart

Director of Finance

F.A.M(FINANCIAL ACCOUNTING MANAGER)

-         F.C (FINANCIAL CONTROLLER) -------à G.C (GENERAL CASHIER)

-         C.A (CHIEF ACCOUNTING)------àPURCHASING,BOOK KEEPER,AR(ACCOUNT RECEIVABLE), AP(ACCOUNT PAYABLE), COST CONTROLL, STORE KEEPER)

Defination of G.C

Job Description of G.C
adalah bagian dari Departemen accounting dan finance yang memiliki tugas pokok mengelola semua penerimaan(penerimaan kas hotel yang paling banyak biasanya berasal dari hasil penjualan tunai semua outlet) dan pengeluaran kas hotel dari semua transaksi biaya yang terjadi selama periode waktu transaksi.

G.C mempunyai tugas antara lain :

Memeriksa dan menerima semua transaksi pembayaran (Remittance of found ), Bank Transfer (mengumpulkan uang dari cahsier untuk dibawa ke bank),dan semua pembayaran dari travel agent dengan mencocokan data pada bagian yang terkait (Income Audit dan Account Receivable).

Membuat Jurnal Transaksi dari semua pembayaran yang masuk setiap hari.

Membuat laporan Harian mengenai pendapatan dan pengeluaran serta mempertanggung jawabkan semua administrasi kepada bagian Accounting.

Menyiapkan semua transaksi pembayaran baik secara Cash maupun Kredit.

 

 

JOB TITLE:        General Cashier
DIRECTLY REPORTS TO: Financial Accountant / Assistant Manager of Finance / Director / Manager of Finance and Business Support
DEPARTMENT: Finance
1.       KEY RESPONSIBILITIES
Job Summary – (Role Summary)
Responsible for the timely preparation of the daily banking of cash, preparing the General Cashiers Summary and processing petty cash
Essential Duties and Responsibilities – (Key Activities of the role)
1.       Daily banking involving the collection of banking envelopes from safe, and the opening,      counting and         balancing as a whole
2.       Process petty cash as required and reconcile weekly
3.       Prepare over and under, balance monthly and present to Business Manager of           designate
4.       Issue and return house bank contracts as required and prepare house bank accounts           summary     on a monthly basis
5.       Process due backs daily
6.       Liaise with Department Heads about cashiering problems
7.       Liaise with income auditor
8.       Monitor hotel exchange rats and adjust as necessary in accordance with Finance Policy

2.       REQUIRED QUALIFICATIONS
Demonstrated ability to interact with customers, employees and third parties that reflects highly on the hotel, the brand and the Company, Proficient in the use of Microsoft Office,and Good writing skills

Memeriksa dan menerima semua transaksi pembayaran(remittance of found) oleh cashier---àlaporan yang dibuat G.C berdasarkan Transmital Envelope

 

Bagian Receptionist
1.Mulai,membuat Registration Form (RF) rangkap dua dan Guest List (GL)
2.RF didistribusikan kepada= lembar 1(dimasukkan ke dalam arsip secara permanen menurut nomor dan Lembar 2 diserahkan ke bagian FO cashier yang nantinya digunakan untuk membuat Guest Bill (GL).
3.Guest list yang dibuat olehb receptionist di distribusikan ke kantor polisi yang kemudian dimasukkan ke dalam arsip secara permanen menurut nomor.
Bagian FO Cashier
1.berdasarkan RF yang didistribusikan oleh receptionist, FO Cashier             membuat GL rangkap 2.
2.Lembar 1 = diserahkan kepada tamu yang menginap di hotel untuk                                            menunjukkan harga kamar tersebut
   Lembar 2 = digunakan untuk membuat Cash Recept (CR)
3.Membuat Cash Recepit(CR)rangkap empat ,yang didistribusikan kepada :
  Lembar 1 = diserahkan kepada tamu yang menginap di hotel
  Lembar 2 = diserahkan kepada general cashier beserta uang yang sudah                                     dimasukkan ke dalam Transmital Envelope.
  Lembar 3 = direkam dalam Front Office Cashier Summary yang nantinya                                  akan diserahkan ke income audit,selesai
  Lembar 4 = di masukkan ke dalam arsip secara permanen menurut nomor.

Bagian Waiters
1.       Mulai , membuat Restauran & Bar Order dengan menggunakan formulir       rangkap dua yang didistribusikan kepada :
          Lembar 1 = diserahkan ke kasir
          Lembar 2 = diserahkan ke kitchen untuk proses lebih lanjut
Bagian Kasir
1.       Menerima Restoran & Bar lembar 1 dari bagian waiters yang digunakan       untuk membuat captain order
2.       Membuat Captain Order rangkap2 yang didistribusikan kepada :
          Lembar 1 ; diserahkan tamu untuk pembayaran
          Lembar 2 : diserahkan ke FO Cashier
3.       Setelah tamu membayar captain order lembar 1 disobek dan direkam dalam
          Restaurant Cashier Daily Report , kemudian mendistribusikan ke bagian FO Cashier.
Bagian FO
1.       Menerima Captain Order Lembar 2 dan menerima Restaurant Cashier Daily
          Report dari bagian kasir.
2.       Membandingkan Captain order dan restaurant cashier daily report untuk       kemudian dibuat Master Bill.
3.       Memasukan Master Bill beserta uang dari tamu ke dalam Transmital Envelope ,           kemudian mendistribusikan ke General Cashier.
4.       Kemudian Master Bill direkam dalam FO Cashier Summary dan diserahkan kepada Income Audit,selesai.

 Bagian Laundry Hotel

Bagian Room Boy/ Room Maid
1.       Mulai , membuat laundry order yang akan didistribusilan kepada bagian       Laundry .
Bagian Laundry
2.       Menerima Laundry Order dari bagian room boy/room maid or direct from     guest
3.       Membuat Laundry list rangkap 2 yang didistribusikan kepada:
          Lembar 1 = diarsipkan secara permanen menurut nomor
          Lembar 2 = diserahkan ke bagian FO Cashier
Bagian FO Cashier
4.       Menerima Laundry list dari bagian laundry.
5.       Menerima Uang dari tamu dan membuat cash receipt rangkap tiga yang        akan didistribusikan kepada:
          Lembar 1     = Diberikan untuk tamu
          Lembar 2     = Beserta Uang dari Tamu di masukkan ke Transmital Envelope                                                  kemudian diserahkan ke General Cashier.
          Lembar 3     = Direkam dalam Front Office Cashier Summary dan diserahkan                                                   kepada Income Audit,selesai.

Penjualan Telepon/Fax Hotel
Bagian Operator/BC attendant
1.       Mulai,membuat T/FE rangkap dua yang didistribusikan kepada :
          Lembar 1 = Diarsipkan secara permanent menurut nomor
          Lembar 2 = Didistribusikan ke bagian FO Cashier
Bagian Front Office Cashier
1.       Menerima T/FE dari bagian operator.
2.       Menerima uang dari tamu dan membuat cash reeopt rangkap 3 yang    didistribusikan kepada:
          Lembar 1 = Diberikan untuk tamu
          Lembar 2 = Beserta uang dari tamu dimasukan ke Transmital Envelope
          Lembar 3 = Direkam ke dalam FOCS dan diserahkan ke Income Audit.

 

 

 

KAS KECIL --àPERSEDIAAN UANG TUNAI DENGAN NILAI RELATIF KECIL YANG DIGUNAKAN UNTUK MEMBAYAR TRANSAKSI-TRANSAKSI YANG NILAINYA KECIL ,SEPERTI ONGKOS KIRIM PAKET , PARKING SERVICE , PEMBELIAN BBM ,DAN LAINNYA.

MEKANISME PENGISIAN KAS KECIL

•         RANSAKSI    -    TRANSAKSI                  PENYISIAN KE KAS KECIL             BUKTI TRANSAKSI YANG DIBIAYAI DARI KAS KECIL

flow chart (fo cashier /f&b cashier/outlets cashier to G.C

Flow Chart Penjualan Restaurant/Bar Hotel

Bagian Waiters

1.     Mulai, membuat captain order Restaurant & Bar Order dengan menggunakan formulir rangkap tiga yang didistribusikan kepada :

Lembar 1 = diserahkan ke kasir orginal

Lembar 2 = diserahkan ke kitchen untuk proses lebih lanjut.

Lembar 3 = file waiter

Bagian Cashier F&B

1.     Menerima captain order Restoran dan Bar lembar 1 dari bagian Waiter yang digunakan untuk membuat guest bill.

2.     Membuat guest bill / guest check rangkap 2 yang didistribusikan kepada :

Lembar 1 = diserahkan tamu untuk pembayaran

Lembar 2 = diserahkan ke FO Cashier

3.     Setelah tamu membayar guest bill dan direkam dalam Restaurant Cashier Daily Report, kemudian mendistribusikan ke bagian FO Casier

4.     Menerima guest bill Lembar 2 dan menerima Restaurant Cashier Daily Report dari bagian kasir.

5.     Membandingkan guest bill dan Restaurant Cashier Daily Report untuk kemudian dibuat Master Bill.

6.     Memasukan Master Bill beserta uang dari tamu ke dalam transmital Envelope,( remmitance of found ) kemudian mendistribusikan ke GC.

Kemudian Master Bill direkam dalam FO Cashier Summary dan diserahkan kepada Income Audit.

FLOW CHART PENJUALAN ROOM HOTEL

1.     Mulai, membuat Registration Form (RF) rangkap dua dan Guest List (GL)

2.     Registration Form (RF) rangkap dua tersebut didistribusikan kepada:

          Lembar 1 : dimasukkan ke dalam arsip secara permanen menurut nomor.

          Lembar 2 : diserahkan ke bagian F.O Cashier yang nantinya digunakan dalam membuat Guest Bill/ guest folio (GB)

          Lembar 3 : GL (Guest List) yang dibuat oleh receptionist di distribusikan ke night audit /income audit  yang kemudian dimasukkan ke dalam arsip secara permanen menurut nomor.

Bagian F.O Cashier

1.     Berdasarkan RF yg didistribusikan oleh receptionist , F.O cashier membuat GB rangkap dua,yg didistribusikan kepada ;

2.     Lembar 1 : guest bill / guest folio diserahkan kepada tamu yang menginap di Hotel untuk menunjukkan harga kamar tsb.

           Lembar 2 : digunakan untuk membuat Cash Receipt.

     3.  Membuat CR rangkap 4 yg harus didistribusikan kepada tamu yg menginap di hotel, TE ke GC, FOCS to IA, dan arsip secara permanen menurut nomor.

Menerima GL yg didistribusikan oleh receptionist

Finish cara kerja general cashier di hotel.