MANAGEMENT OF ACCOUNTING HOTEL

                                   HOTEL ACCOUNTING DEPARTMENT PROCEDURE BY HARRO

Table of Contents

Introduction………………………………………………………………………………………………………             3

DEPARTMENT INCOME AND EXPENDITURE……………………………………………………………………………………………………….             4

FOOD & BEVERAGE CASHIER…………………………………………………………………………………                        5

FRONT OFFICE CASHIER………………………………………………………………………………………..             5

OTHER CASHIER…………………………………………………………………………………………………….                        6

Items Cash Disbursement………………………………………………………………………………………            6

PURCHASING DEPARTMENT………………………………………………………………………………….            6

COST CONTROL DEPART………………………………………………………………………………………..            7

GENERAL  CASHIER………………………………………………………………………………………………..            7

Account Receivable………………………………………………………………………………………………             8

INCOME AUDITOR…………………………………………………………………………………………………                        8

ACCOUNT PAYABLE……………………………………………………………………………………………….            9

SENIOR ACCOUNTANT…………………………………………………………………………………………..            9

Balai Pustaka………………………………………………………………………………………………………            11

 

 

 

PENGENALAN / PENDAHULUAN

Introduction

Generalisasi:

Divisi/Department Akuntansi bertanggung jawab seperti:

mengendalikan, memungkinkan capabilities keuangan untuk operasi Hotel .Prinsipnya/pada dasarnya dari sistem account Hotel 1977 Hotel Asosiasi New York City, Inc, USA objektif:

1. Metode operasi:

a. membuat operasional anggaran untuk Hotel

b. sistem keuangan manajemen Hotel

          c. proses penerimaan dan pengeluaran

d. ringkasan tunai penerimaan per hari dan bulan hingga tanggal….

e. pemantauan dan pengendalian operasi system

 2. Kegiatan: Kasir menerima untuk semua pendapatan food & beverage operation hotel/operasi makanan & minuman, Kamar dan lainnya

Income Auditor membuat proses audit pendapatan

Cost Control departemen/pengendalian biaya department.

Senior akuntan Account piutang.

Hotel Financial Sistem dasar manajemen Hotel, sistem seragam account untuk hotel standar, bentuk sistem bulan berakhir membuat pendapatan Laporan keuntungan & kerugian dan neraca, dll

Income Department & Expenditure

Departemen pendapatan dan pengeluaran

TERDIRI DARI DEPARTMENT:

                                Department income:

1.                  ROOM DEPARTMENT

2.                  FOOD & BEVERAGE DEPARTMENT

3.                  TELEPHONE DEPARTMENT

4.                  LAUNDRY DEPARTMENT

5.                   BUSINESS CENTRE & SPA

Department Expenditure:

6.                  OVERHEAD DEPARTMENT – ADMINISTRATION & GENERAL

7.                  HRD/DEPARTMENT PERSONALIA/DEPART SUMBER DAYA MANUSIA

8.                  DEPARTMENT MARKETING & SALES TERMASUK PR/HUMAS

9.                  TRANSAKSI UMUM POMEC (ENGINEERING   DEPARTMENT)

10.              PEMBELIAN TUNAI DAN PENGELUARAN UTK GAJI KARYAWAN.

Department Room –

Department  Food & Beverage-

Departemen Telephone -

Departemen laundry –

Bisnis pusat - pusat kebugaran.

Overhead Department:

- Administrasi & Umum

- sumber daya manusia

- penjualan dan pemasaran termasuk Humas

- transaksi umum Engineering Department (POMEC)

dalam penjualan produk hotel

dan service & pembelian

penerimaan tunai dari produk

dan sistem penggajian

Secara tunai.

FB CASHIER

A MENERIMA CAPTAIN ORDER DARI WAITER/RESS

B. PENANGANAN PENDAPATAN / REVENUE UNTUK PENJUALAN MAKANAN DAN MINUMAN

C.MEMBUAT GUEST BILL/GUEST CHECK DARI CAPTAIN ORDER.

D MEMBUAT LAPORAN F & B DAILY RECORD SETIAP HARI DAN DILAPORKAN KE NIGHT AUDIT DALAM PROSES PEMBAYARAN

tujuan: mempersiapkan:

a. membuat Bill tamu

b. check bar & restaurant, nama kamar. nomor kamar, Captain Order.

FO Cashier/kasir kantor depan

1. Handhe semua pembayaran dari harga / tarif kamar Hotel

 2. Petukaran uang 

3. menerima pendapatan penjualan

4. Layanan Brankas untuk Tamu Hotel

5. membuat ringkasan dari kegiatan FO cashier/kasir kantor depan :

    FO Cashier Posting tagihan semua transaksi dari produk yang dijual oleh hotel, bar & restaurant, Layanan kamar. Laundry/Binatu. Telepon. teleks. Bisnis lainnya sampai check out/ meninggalkan hotel ditambahkan Service Charge & pajak pemerintah lainnya.

Disiapkan:/Prepared.

kasir harus menyiapkan uang tunai

menyiapkan daftar menu dan drink list / daftar minuman

Menyiapkan guest check/guest bill / guest folio.

 

Kasir lainnya adalah:

A. menangani pembayaran dari Laundry/Binatu

B. menerima pembayaran tagihan untuk Penyewaan bisnis

C. membuat laporan pendapatan lainnya.

D. laporan pendapatan tanggung jawab Auditor:

Direktur Utama.

Direktur Keuangan dan kasir.

Objectivities:

 a. menerinaan uang tunai dan credit

 b. biaya pembayaran

 c. Rebate / DISKON

 d. Brankas / penyimpanan uang

 e. dibayarkan

 f. petukaran uang.

PURCHASING DEPARTMENT

Generalisasi:

Departemen pembelian bertanggung jawab mempersiapkan barang untuk digunakan oleh Hotel, untuk operasi barang makanan dan minuman, baik pasokan dan pemeliharaan teknik tanggung jawab manajer pembelian dan direktur Keuangan.

Kegiatan: /  

a. proses prosedur mengisi pembelian yang diminta Departemen yang bersangkutan/prepared for purchase request all department.

b. Membuat pesanan pembelian / order to supplier.

c. maksimal tiga pemasok/vendor/supplier untuk perbandingan harga

d. Proses harga pasar.

f. daftar harga makanan dan daftar harga minuman

 

Cost   Contol   Department   /   pengendalian biaya

generalisasi:

Cost Control: mengendalikan biaya/cost untuk makanan dan minuman untuk akhir bulan, juga mengontrol semua permintaan barang digudang, membuat laporan pendapatan dan biaya makanan & minuman untuk prosedur jangka waktu mengambil barang di gudang. Rekap kitchen/Dapur dan Bar outlet dari minuman dan makanan item, kontrol laporan pendapatan makanan dan minuman, Check pembelian barang – barang item dengan P O, dan memeriksa daftar pasar, daftar belanjaan, daftar minuman

Rekap Persediaan General Supply dan gudang teknik / engineering.

Total persediaan akhir / total closing inventory semua gudang dan membuat laporan bulanan pendapatan makanan dan minuman untuk dilaporkan kepada Direktur keuangan, Direktur Utama, F & B Direktur, Executive Chef

Kepala Kasir / General Cashier.

Mengendalikan dan memeriksa semua bukti pendapatan dari kasir, uang tunai atau biaya, membuat ringkasan kasir umum menyiapkan uang tunai untuk house Bank menerima uang dari penjualan dan faktur/rekening Settlement dari bill kolektor.

laporan pendapatan uang tunai

transper ke Bank yang sudah tersedia dan telah disetujui oleh manajemen.

kegiatan Rekening piutang dan generalisasi:

* menerima laporan dari pendapatan audit semua biaya (biaya kamar atau tagihan) membuat penyelesaian rekening pendapatan berdasarkan Personnal Account atau perusahaan Account ringkasan dari pendapatan Settlement dilaporkan kepada Direktur Keuangan dan membuat jurnal piutang 's untuk kreditor

tujuan: semua tagihan / Folio biaya dari tamu Hotel maksimum tiga bulan...

Account Receivable/Piutang Usaha/Dagang

Kegiatan dan Generalitas rekening:

* menerima laporan dari income audit/audit pendapatan semua biaya (biaya kamar atau tagihan) membuat rekening/pendapatan penyelesaian berdasarkan rekening Personnal atau ringkasan rekening perusahaan penyelesaian pendapatan dilaporkan kepada Direktur Keuangan dan membuat jurnal piutang untuk mewujudkan tujuan kreditor: tagihan tamu /guest folio untuk biaya dari tamu hotel maksimum tiga bulan setelah Check-Out tamu dan segera membuat pelunasan pendapatan. Biaya/tidak ada pembayaran dari tamu/perusahaan/ pemerintah harus disetujui oleh Manajer Umum atau Direktur Keuangan tiga kali pembayaran belum dilaporkan kepada Direktur Keuangan

Generalisasi

Income Auditor/ pendapatan Auditor:

Bagian Pendapatan /Auditor membuat semua laporan produk penjualan hotel dari hari per hari operasional:

a. Recapituliation kamar dari penjualan per hari dan per bulan untuk tanggal

b. Recapituliation untuk penjualan makanan & minuman per hari dan per bulan untuk   tanggal …..

c. Reported penjualan department lainnya .

tujuan:

a. Check dan keseimbangan

c.Check laporan ringkasan kasir Front Office, kasir laundry / Binatu dan penjualan untuk pusat bisnis / business centre.

e. Check Dibandingkan dengan laporan house keeping total tamu yang check in dan check out

f. Tingkat hunian  berapa percen / room occupancy dan persentase

g. membuat laporan kasir umum/ general cashier

h. Recapituliation keuangan dan biaya dan biaya layanan dan pajak

i. untuk piutang, untuk biaya, kartu kredit atau semua biaya

j. Reported ke Direktur Keuangan

Hutang dagang/usaha/Account Payable.

Generalisasi:

Menyiapkan uang tunai / cek, Giro biljet untuk operasi pembayaran Hotel Menyiapkan cek untuk pemasok, menyiapkan cek untuk pembayaran PAM.

Menyiapkan cek untuk pembayaran listrik

Menyiapkan cek untuk pembayaran gaji karyawan.

Membuat jurnal pembelian menyeimbangkan semua pembelian dengan Departemen pengendalian biaya.

Posting faktur pemasok/supplier untuk biaya Hotel

untuk Asst/Direktur Keuangan tentang semua pembayaran untuk generalisasi Hotel:

menyiapkan cek tunai, Giro biljet cek untuk operasi pembayaran Hotel menyiapkan cek untuk pemasok

menyiapkan cek untuk pembayaran air

menyiapkan cek untuk pembayaran rekening listrik

menyiapkan cek untuk pembayaran gaji membuat jurnal pembelian menyeimbangkan semua pembelian dengan posting Departemen pengendalian biaya, faktur pemasok untuk biaya Hotel

Asst/Direktur Keuangan tentang semua pembayaran untuk Hotel

SENIOR ACCOUNTANT

SENIOR akuntan/ asisten Dir keuangan

kegiatan:

01. membuat laporan general ledger.

02. membuat jurnal, penerimaan dan city Ledger.

03. laporan pendapatan / income (Kamar, rest dan bar, pendapatan lainnya, biaya layanan, pajak pemerintah).

04. "laporan bulanan" seperti:

A. neraca

B. uang tunai di Bank.

C. laporan hutang piutang

E. Account hutang piutang

F. laporan laporan Hutang Piutang

G. Laporan inventaris 

I. pendapatan pernyataan

J. Departemen Kamar

K. Department   makanan dan minuman

L. komparatif pernyataan pendapatan & pengeluaran

M. telepon dan Departemen Telegraph

N. Usaha lain Departemen.

O. pendapatan sewa & lainnya

P. administrasi dan umum

Q. pemasaran dan penjualan

R. Departemen personalia

S. Departemen Teknik

T. ringkasan penggajian & pengeluaran

 

Balai Pustaka :

Raymonds Sechmidgall Ph D., CPA,James W,Damitio Ph.D,CMA,

Hospitality Industry Financial Accounting Second Edition.

Educational Institute American Hotel Motel Association

Reference

Harro,Hyatt Bumi Surabaya.Food & Beverage Control ,Year 1980

Hyatt International Manual Food & Beverage Control.Year 1979

Hyatt Regency Surabaya Manual Cost Auditor, Year 1990

Harro, Manual Cost Control, Year 1997