Accounting department Hospitality Industry

 

Accounting department Hospitality Industry

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

By

 

 

 

 

Istan Harro HS

 

 

 

Manajemen Perhotelan

 

Table of contents

Kata Pengantar………………………………………………………….3

Organization chart……………………………………………….4

Introduction ………………………………………………………….5

RUANG LINGKUP ACCOUNTING DEPARTMENT…………...7

Director of Finance / Controller / Accounting Manager…………….7

Senior Accountant / Accounting Supervisor…………………….8

Night Audit………………………………………………………8

Internal Auditor / Income Auditor………………………………….9

Cost Controller……………………………………………….9

Purchasing Manager / Material Manager / Supervisor……….10

Store Keeper / Store Room Supervisor……………….10

Chief Cashier/General Cashier………………………………11.

Accountant/Senior Accountant……………………….12

City Ledger…………………………………….12

Account Receivable………………………………….12

Account Payable………………………………………….13

Book Keeper / junior accountant…………………………….14

Produk/Jasa yang ditawarkan dalam bidang perhotelan……………15

Sistem Plan Rates…………………………….15

Sistem Pembayaran pada Hotel………………….16

PENJUALAN KAMAR/ROOM SALE………………………17

Dokumen yang Digunakan………………………………………….17.

Food & Beverage Cashier………………………….18

FOOD CAPTAINS ORDER………………………….20

BEVERAGE CAPTAINS ORDER…………………………20

REMITTANCE OF FUNGS…………………………………….21

Food & beverage Cashier’s daily record…………………………….22

DAILY F & B CASHIER REPORT……………………………..23

F O CASHIER REPORT/FO CASHIER BILL/GUEST FOLIO……………24

FB CASHIER GUEST BILL/CHECK…………………………25

INCOME AUDITOR………………………………………………………26

Departemen pembelian / Purchasing Department……………….27

Cost Control Department…………………………………….27

Account Receivable………………………………27

Account Payable :……………………………………….28

SENIOR ACCOUNTANT / asisten…………………………28

Posisi kerja pada Purhasing Department…………………………30

Receiving………………………………….31

Store keeper………………………………….33

LAPORAN INCOME AUDITOR……………………………36.   

BALANCE SHEET……………………………………….37

Balai Pustaka…………………………………………………………38

 

 

Kata Pengantar

Dalam dunia hospitality industri perhotelan dan perusahaan yang bergerak dalan bidang perhotelan sangat perlu sekali Department Accounting / Akuntansi Hotel untuk mengatur Income Department dan Expenditure masing-masing department yang ada di hotel yang tugasnya merecap income / revenue masing – masing revenue yang tercakup dalam income department untuk dibuat laporan keuangan hotel setiap bulan dan per tahun buku adalah kewajiban perusahaan yang bergerak dalam bidang bisness industry maupun bidang jasa .Laporan income /  revenue  masing-masing department yang menghasikan income/revenue antara lain ,room revenue,food & beverage Revenue,Laundry revenue,department telephone revenue,dan other income juga termasuk rugi laba perusahaan dalam menjalankan roda operational perusahaan .Bisness perhotelan sebagai bidang usaha yang penyiapkan akomodasi untuk para tamu yang ingin melakukan perjalanan  tamasya atau melakukan  perjalanan bisnis .Serta keperluan lainnya untuk para tamu dengan pelayanan dan kenyamanan yang dapat memuaskan para tamu dan pengunjung yang ingin menikmati keadaan hotel.

Penulis pada edisi ini sangat mengharapkan masukan kritik dan saran dari para pembaca, kami terima dengan senang hati untuk kesempurnaan buku ini dan buku ini disusun dengan tujuan membantu mahasiswa memahami tugas dan cara kerja department accounting dalam hal membuat laporan income department dan expenditure. Buku ini penulis susun sesuai dengan teori dan pembuatan laporan pendapatan dan pengeluaran yang diperlukan oleh management hotel.

Mudah-mudahan buku ini dapat bermanfaat bagi para pembaca walaupun buku ini masih banyak kekurangannya serta penulis mengucapkan terima kasih.

 

 

 

 

Penulis

 

 

Istan Harro HS

Praktisi Hotel

 

 

 

 

 

Organization Chart of Accounting Department

Director of Finance

Purchasing Manager Cost Control Assistant Dir Of Finance                Credit               Manager

 
                              Food                      Accountant                    Credit 

                             Controller                                                     Officer                           

 

                             Food                    

                             Controller  

 

                                                             Income

                                                             Auditor

                            

Beverage                  General

Controller                Cashier

Receiving              Inventory                 Night

Controller                Auditor                       Chief

                Account                                  Receivable

                                                                                                 Account

               Payable 

                                                                 Pay

Store Rooms           Master

 

                                                                 Front        Restaurant

                                                                 Office       Cashier

                                                                 Cashier                                

 

 

 

 

 

 

Accounting department for hotel

Introduction Generalities

Accounting Department such of responbility, controlbilities, allocablities, manage Finance in system financial for operation Hotel on basic Uniform system of Accounts for Hotels,1977 Hotel Association of New York City, Inc., U.S.A.  

Objective

1  Methode. Operation:

a.  Making the operation Budget for the Hotel

b.  System Financial Management Hotel

c.   Procces of the Revenue and Expenditure.

d.  Summary of cash receipt per day and Month to date

e.   Monitoring and Controlling operation system

2  Activities

a.       Cashier, section receives for all revenue Hotel from operation                        

Food & Beverage, Room and Other operated income

b.      Auditor, make the procces auditing all revenue

c.       Cost Control Department

d.      Senior Accountant

e.       Account Payable

f.        Account Receivable

3.Financial Hotel System

a. Basic of Hotel Management, Uniform System of Accounts for Hotels

b. Standard Form Systems

c.The Month ending making the Income Statement Profit & Loss  Balance Sheet etc

4.Department Income and Expenditure:

Operational Hotel bussiness to preparing Sales of product and services have partnership between with all division /department such as.

Major opperating department:

-            Room division

-            Foof & Beverage Division.

Minor Operated Department:

-            Telephone dept

-            Laundry dept

-            Business Centre

-            Fitness Centre/Sport facilities Other Income/Rental:

-            Office /space rental

-            Foreign Exchange

-            Commision

-            Interest carried

                                    Overhead department

-            Administrative & General (Accounting, Executive Offfice, Purchasing, IS )

-            Human Resources (Personnel and Training)

-            Sales and Marketing include Public Relation

-            Engineering Department (POMEC) 

Common transactions in the hotel:

-            Sales of product and services

-            Cash receipt

-            Purchases of product and services

-            Payroll

-            Cash disbursment

RUANG LINGKUP ACCOUNTING DEPARTMENT

 

Section – section yang ada di Accounting Department.

1.     Director of Finance / Controller / Accounting Manager

2.     Senior Accountant / Accounting Supervisor

3.     Night Audit

4.     Internal Auditor / Income Auditor

5.     Cost Controller

6.     Purchasing Manager / Material Manager

7.     Store Keeper / Store Room Supervisor

8.     Accountant

9.     City Ledger

10. Account Receivable / Credit Manager

11. General Cashier

12. Account Payable

13. Bill Collector

dan Tugas masing – masing section/job disc.

  1.       Director of Finance / Controller / Accounting Manager

a.                 Validate financial statement (balance sheet, R/L = profit-loss) for approval by General Manager, then GM handed over to the Director

Mengesahkan laporan keuangan (Neraca, R/L= Rugi-Laba) untuk disetujui oleh General Manager, selanjutnya GM menyerahkan kepada Direktur

b.                Approve income and expenses for money

Menyetujui pemasukan dan pengeluaran uang  

c.                 Approve the goods request from the Department (Goods/Purchase Request and expenditure of goods from the Store Room Requisition

Menyetujui permintaan barang dari Department (Goods / Purchase Request Dan pengeluaran barang dari Gudang (Store Room Requisition)

d.                Lead all HR Accounting according to organizational structure

Memimpin seluruh SDM Accounting sesuai struktur organisasi

      e.        Directly responsible to General Manager

     Bertanggung jawab langsung kepada General Manager

          .      2.    Senior Accountant / Accounting Supervisor

a.     Generate financial report (balance sheet, R/L) for ratified by Fin. Adm    

Membuat laporan keuangan (Neraca, R/L) untuk disahkan oleh Fin. Adm. Manager

b.      Supervise Accountant work and subordinate

         Mengawasi pekerjaan Accountant dan bawahannya

c.      Directly responsible to Fin. Adm. Manager

         Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager    

 

3.      Night Audit

a.       Summary of report all cashier in operation per days/in one day

        Merecap laporan semua kasir dalam operation per days/dalam satu hari

b.    Make a summary revenue at night

       Membuat summary revenue pada malam hari

c.  Menyerahkan summary berikut lampirannya (Bills) beserta uang pada      keesokan hari kepada Accounting Back Office / General Cashier sesudah ditandatangani Chief Cashier

     Submit a summary of the following attachments (Bills) and money on the next day to Accounting Back Office/General Cashier after signing Chief Cashier

d.Directly responsible to Fin. Adm. Manager

   Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager

 

 

4.      Internal Auditor / Income Auditor

A.      Check all accounting data (after transaction} from income/revenue room, revenue food & Beverage, revenue Laundry, revenue Telephone and other income.

a.       Memeriksa semua data akuntansi (sesudah transaksi} dari income/revenue room, revenue food & beverage, revenue Laundry, revenue Telephone dan other income.

B.      Cooperate or assist Accounting Supervisor's task to create financial statement

b.      Bekerja sama atau membantu tugas Accounting supervisor untuk membuat   laporan keuangan

C.       Report the findings of financial irregularities to Finance Manager

c.       Melaporkan temuan penyimpangan keuangan kepada Finance Manager.

C.       Report the findings of financial irregularities to Finance Manager

D.      Directly responsible to Fin. Adm. Manager

d.       Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager

 

5.      Cost Controller

a.   Mengerjakan pekerjaan akuntansi dan lainnya yang berhubungan dengan keuangan sebelum terjadi transaksi

 

b.   Meneliti, memeriksa, menyetujui Goods Request dari Department untuk persetujuan Fin. Manager

c.   Memeriksa segala tagihan atau Invoice dari supplier sebelum dibayar

d.  Memeriksa permintaan maintenance atau pemeliharaan barang maupun pembuatan barang oleh ME sebelum disetujui Fin. Manager

e.   Membuat atau mengubah semua tarif product hotel / daftar menu dan drink list  sebelum dipublikasikan.

f.   Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager.

Job disc and responbility Cost Controller.

A. Do accounting and other related financial work before transaction

B.   Researching, examining, approving the Goods Request from the Department for the approval of Fin. Manager

C.   Check all bills or invoices from supplier before paid

D.  Check the maintenance or maintenance request of the goods or the manufacture of goods by ME before the approval of Fin. Manager

E.   Make or change all the product Rates hotel/Menu list and drink list before it is published.

F. Directly responsible to Fin. Manager

6.      Purchasing Manager / Material Manager / Supervisor

a.       Memeriksa / purchase request / good request yang sudah disetujui oleh Dir of finance dan General Mgr untuk diorderkan barang ke supplier.

b.      Mengetahui semua harga – harga barang keperluan hotel di pasar guna pembuatan Purchase Order.

c.       Membuat summary purchase bulanan untuk dilaporkan kepada Fin. Manager

d.       Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

.      

Purchasing Manager / Material Manager / Supervisor

A.               Check/purchase request/Good request that has been approved by Dir of finance and General Mgr to order the goods to the supplier.

B.                Know all the prices – the price of goods needs hotel in the market to make a Purchase Order.

C.                Create a monthly summary purchase to be reported to Fin. Manager

D.               Directly responsible to Fin. Manager

7.      Store Keeper / Store Room Supervisor

A.      Keep all the goods in the warehouse /STOREROOM

a.       Menjaga semua barang yang ada di gudang

B.      Set the flow in the item based on storeroom requisition and note/invoice from Receiving.

b.       Mengatur alur keluar masuk barang berdasarkan storeroom requisition dan nota / invoice dari Receiving.

C.      Each   goods   entered is made by bin card according to the name of the item, supplier name and amount of goods. Create a monthly Summary (Closing Inventory) with Cost Controller for the report to Fin. Manager

c.       setiap barang yang masuk dibuatkan bin card sesuai dengan nama barang, nama supplier dan jumlah barang. Membuat summary bulanan (Closing Inventory) dengan Cost Controller untuk laporan kepada Fin. Manager

d.       Directly responsible to Fin. Manager

d.       Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager`

 

8.      Chief Cashier/General Cashier

A.       Leading all outlets Cashier, Room, Restaurant, Room Service, Sport & Recreation, Drugstore

a.       Memimpin semua outlet Cashier, Room, Restaurant, Room Service, Sport & Recreation, Drugstore

B.     Working with Night Audit

b.      Bekerja sama dengan Night Audit

C.       Create daily and monthly summary for Fin. Manager

c.       Membuat summary harian dan bulanan untuk Fin. Manager

D.      Directly responsible to Fin. Manager

d.      Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

9.      Accountant/Senior Accountant

a.       Membantu pekerjaan Accounting Supervisor

b.       Memimpin pekerjaan bawahan:

City Ledger, Account Receivable, Account Payable, General Cashier, dan        Book Keeper / accountant/senior accountant.

c.       Menyusun laporan keuangan dengan Acct. Supervisor

d.      Bertanggung jawab langsung kepada Director of Finance

 

 

Accountant/Senior Accountant

A.      Assisting the work of Accounting Supervisor

B.      Lead subordinate work: City Ledger, Account Receivable, Account Payable, General Cashier, and Book Keeper/accountant/Senior Accountant.

C.      Compile financial /income statements with ACCT. Supervisor

D.      Directly responsible to Director of Finance

 

10.  City Ledger

a.       Memeriksa semua pendapatan credit untuk pembuatan Invoice kepada customer

b.      Menagih kepada customer (pemakai jasa Hotel) yang tidak membayar kontan atau kredit untuk diserahkan kepada General Cashier

c.       Membuat daftar piutang untuk Accountant

d.      Bertanggung jawab langsung kepada Accountant.

 

City Ledger

A.     Check all credit income for Invoice creation to Customer

B.      Charge to Customer (Hotel service user) who does not pay the cash or credit    to be submitted to General Cashier

C.       Create a receivables list for Accountant

D.      Directly responsible to Accountant

 

 

11.  Account Receivable

A. Check all data of incoming money/Bill/Outlet obtained from Night Audit

a.     Memeriksa semua data uang masuk/Bill/Outlet yang didapat dari Night Audit

B.      Creating a Summary Revenue

b.      Membuat Summary Revenue

C.      Provide Bill cash data to Book Keeper and submit cash to General Cashier

c.       Memberikan data Bill cash kepada Book Keeper dan Menyerahkan uang kontan kepada General Cashier

D.      Submit Bill Credit to City Ledger for invoiced

d.      Menyerahkan Bill credit kepada City Ledger untuk ditagih

E.       Directly responsible to Accountant/senior Accountant.

e.       Bertanggung jawab langsung kepada Accountant/senior Accountant.

12.  General Cashier

A. Save cash, books, check and Giro for payment

a.       Menyimpan uang kontan, buku – buku, check dan giro bilyet untuk pembayaran

B.      Working on cash diary and bank

b.      Mengerjakan buku – buku harian kas dan bank

C.       Storing evidence of cash and incoming or outgoing banks to be submitted to Book keeper/accountant.

c.       Menyimpan bukti – bukti kas dan Bank yang masuk atau keluar untuk  diserahkan kepada Book keeper/accountant.

d.      Menyetor dan mengambil uang di Bank atas perintah atasan

D.     Depositing and taking money at the Bank at the order of manager

E.       Directly responsible to Accountant

e.       Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

13.  Account Payable

A. Working on PLDB (purchase Ledger Day Book = purchase diary

a.      Mengerjakan PLDB (Purchase Ledger Day Book = buku harian pembelian

B.      Create a monthly summary of purchases

b.      Membuat summary bulanan pembelian

C.       Process the expenditure Money Hotel

c.       Memproses uang pengeluaran Hotel

D.      Working on all accounting technical problems from beginning to end

d.      Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir

E.       Directly responsible to Accountant

e.       Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

14.  Book Keeper / junior accountant.

A.     Working on all accounting technical problems from beginning to end

a.       Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir

B.      Directly responsible to Accountant

b.      Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

Kesimpulan

Dari seksi seksi yang ada bila dilihat dari tugas pokoknya masing-masing dapat dikelompokan menjadi tiga bagian:

1.        Bagian yang menangani atau mencatat penerimaan yaitu:

a.        Night Audit

b.       Internal Auditor

c.        Account Receivable

d.        Chief Cashier

e.        General Cashier

2.   Bagian yang menangani atau mencatat pengeluaran dan pengendalian biaya    yaitu:

a.        Cost Controller

b.        Purchasing Manager / Supervisor

c.        Store Keeper / Store Room Supervisor

d.        Account Payable

e.        General Cashier

Bagian yang memproses data akuntansi menjadi Laporan keuangan yaitu Book keeper/senior accountant.

B.     Pengelompokan Tugas Masing – Masing seksi

Struktur ini digunakan oleh Hotel Berbintang dengan kemungkinan penempatan SDM pada semua seksi.

Dalam struktur tersebut Finance, Adm. Manager membawahi 7 orang setingkat supervisor.

Sedangkan penggolongannya terdiri dari 5 macam yaitu:

Golongan I: Finance Manager

Golongan II Supervisor

Golongan III: Leader

Golongan IV: Senior

Golongan V: Yunior

Penempatan SDM pada semua golongan tergantung dari frekuensi kerja yang ada. Bila frekuensi rendah, digunakan seefisien mungkin dengan penempatan karyawan satu fungsi merangkap tugas beberapa seksi.

Produk/Jasa yang ditawarkan dalam bidang perhotelan

1.     Room Division

2.     Food & Beverage: Division

3.     Product hotel yang tergolong dalam Minor Opperated Department (MOD) antara lain:   telephone, laundry.

4.     Product hotel yang dikelompokkan dalam Other Income (OI) antara lain: ruangan untuk acara banquet (pertemuan), ruangan konfrensi atau meeting, ruangan untuk keperluan pertokoan (souvenir), penukaran valuta asing (money changer), kolam renang, diskotik, dan produk yang berbentuk fasilitas olahraga (golf, gymnasium, billiard)

Menurut BPS, tarif kamar dibedakan menjadi

1.     Tarif kamar per room tarif:

2.     Tarif kamar per person tarif:

-   Seasons Rates

-   Week-End Rates

-   Family Plan Rates

-   Group Rates

-   Commercial Rates

-   Airlines Rates

-   Day Rates

-   Travel Agencies Rates

-   Over Flow Rates

 Sistem Plan Rates`

(European Plan)

Harga kamar yang ditetapkan berdasarkan atas fasilitas yang diminta

Tamu yang membayar hanya untuk harga kamar

(American Plan)

Tamu yang membayar fasilitas kamar dan makan

Cara Pemasaran jasa yang ditawarkan oleh hotel

1.     Outside Selling (Luar)

2.     Inside Selling (Dalam)

Daftar Rekening (Chart of Account):

Rekening pada dasarnya dapat digolongkan menjadi:

1.     Rekening riil (Real accounts)

Rekening yang merupakan unsur-unsur dalam penyusunan sebuah neraca yang terdiri dari aktiva/harta, utang dan modal.

2.     Rekening Nominal (Nominal accounts)

Rekening yang merupakan unsur-unsur dalam penyusunan sebuah laporan L/R yang terdiri dari pendapatan/penjualan dan biaya dan Harga Pokok Penjualan.

 

Struktur Organisasi Departemen Accounting/Akuntansi:

1.     Financial Controller

2.     Chief Accounting

3.     Credit Manager

4.     Account Receivable

5.     Income Audit

6.     Account Payable

7.     General Cashier

8.     Cost Control

9.     Receiving

10.   Store

11.   Payroll

12.   Purchasing

13.   Night Audit

14.   Book Keeper

Sistem Pembayaran pada Hotel

Ada beberapa sistem pembayaran pada hotel oleh tamu, yaitu:

1.     Pembayaran dengan cash money

2.     Pembayaran dengan credit card

3.     Pembayaran dengan traveller cheque

4.     Pembayaran dengan voucher

5.     Pembayaran dengan guarantee letter

6.     Pembayaran dengan complimentary

PENDAPATAN                    INCOME / REVENEU

Penjualan merupakan satu aspek yang sangat penting dalam urat nadi kehidupan usaha tersebut. Eksistensi dan kesinambungan hidup organisasi usaha sangat tergantung dari kemampuannya menghasilkan arus kas dari penjualan produk yang dihasilkan.

Usaha hotel mempunyai sumber pendapatan utama yang berasal dari penjualan kamar, penjualan makanan dan minuman, penjualan dari outlet-outlet lainnya.

a.     Penjualan Kamar

b.     Penjualan makanan dan Minuman

c.     Penjualan lain-lain dan masing-masing outlet

Karakteristik penjualan pada usaha hotel yaitu:

1.     Produk yang dijual merupakan kombinasi antara barang dan jasa.

2.     Produk berbentuk barang yang dijual dihasilkan melalui proses produksi.

3.     Perusahaan harus mempunyai persediaan kapasitas (capacity stock).

PENJUALAN KAMAR/ROOM SALE

a.   Jenis Pemesanan Kamar

1.   Pemesanan Kamar Bergaransi (Guaranteed Reservations)

Yang termasuk pemesanan kamar bergaransi:

Prepayment

Advance Deposit

Travel Agent/Airlines

Corporate

2       Pemesanan Kamar tak Bergaransi (Non Guaranteed Reservations)

b.     Media Pemesanan Kamar

a.      Telepon

b.     Surat

c.      Telex

d.     Fax simile

e.      Go show

c.      Sumber-sumber Reservasi

1.     Company atau Perusahaan

2.     Travel Agent/Biro Perjalanan

3.     Airlines Agency/Perusahaan Penerbangan

4.     Government/Pemerintahan

5.     Airport Representative

6.     Hotel Guest/Tamu Hotel

7.     Car Rental Company/Perusahaan Penyewaan Mobil

8.     Central Reservation System/Sistem Pemesanan Terpusat

9.     Individual/Perseorangan

Bagan Organisasi yang Terlibat:

a.      Reservation

b.     Front Office (FO) dan FO cashier:

c.      Bellboy

d.     Room boy

e.      Housekeeping

f.      Night Audit

g.     Income Auditor

h.     Account Receivable

i.       General Cashier.

Dokumen yang Digunakan:

a.      Guest bill/Folio bill: digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang dilakukan oleh tamu selama menginap di hotel dan sebagai bukti tagihan kepada tamu, yang terdiri dari:

v                 Master bill

v                 Extra bill

b.     Reservation Form

c.      Registration Form

d.     Registration Card

e.      Room Count Sheet

f.      Room Sales Recapitulation

g.     Remittance of Fund

 

Front Office Cashier

Front Office Cashier bagian section accounting department yang bertugas di front office untuk menerima pembayaran dari tamu hotel yang stay di hotel selama beberapa hari sampai tamu tersebut check – out / meninggalkan hotel.

Tugas dan tanggung jawab sebagai front office cashier antara lain:

1.     handhe pembayaran tamu dari tarif kamar hotel.

2.     Money Changer

3.     menerima penjualan pendapatan

4.     Layanan safety box untuk tamu hotel

5.     Buatlah ringkasan dari Front Office kasir aktivitas: Front Office kasir posting Bill semua transaksi dari hotel penjualan produk, Bar & Rest, Layanan kamar. Binatu. Telepon. Teleks. Harga kamar di pusat bisnis keberangkatan hingga Check Out Tambah biaya layanan & pajak pemerintah dan lainnya.

6.     Menyiapkan: a.kasir harus menyiapkan uang tunai b Siapkan daftar menu dan daftar minuman c. formulir siap untuk guest Check/guest Bill

 

KASIR LAINNYA:

A. penanganan pembayaran laundry

B. menerima pembayaran untuk sewa Pusat Bisnis

C. Buatlah laporan pendapatan lain

D. melaporkan kepada auditor laba rugi barang tunai pencairan: General Manager ,Director keuangan dan kasir: A. uang tunai /cash Carry B. pembayaran tagihan c. Rabat/diskon d. Safe Deposit Box/safety box e. dibayar f. money changer.

         

Food & Beverage Cashier

 

Job Disc / Tugas dan kewajiban sebagai fb Cashier.

Setelah menerima Captain Order dari petugas Restaurant maka proses yang akan dilakukan oleh cashier sebagai berikut:

Job Disc/duties and obligations as FB Cashier. After receiving Captain Order from the Restaurant clerk, the process will be done by cashier as follows:

 

1.     Memindahkan data kedalam Bill Restaurant sesuai yang tertera didalam Captain Order.

2.     Setelah tugas sudah selesai lalu membuat laporan keuangan kedalam lembaran “Daily Restaurant Cashier Record”.

3.     Yang berupa Cash dimasukkan kedalam Remittance of Fund dengan  ditulis sesuai jumlah uangnya.

4.     Remittance of Fund dimasukkan kedalam Safety Box yang ada di FO Cashier.

5.     Daily Restaurant Cashier Record diserahkan ke Head Cashier berserta bill Restaurant untuk disetorkan ke Income Auditor.

6.     FB Cashier wajib membuat cacatan di Log Book .

7.     Pembuatan Bill or Check Restaurant harus berurutan nomornya, misalnya dari no 001 sampai seterusnya.

8.     Bill yang sudah di sign oleh tamu harus segera disetorkan ke FO Cashier sebelum tamu check out , apabila tamunya sudah check out akan menjadi tanggung jawab Restaurant Cashier.  

1.     Transfer the data into the Bill Restaurant as stated in the Captain Order.

2.      After the task is completed then create a financial report into the "Daily Restaurant Cashier Record"

3.     Sheet. The form of Cash is entered into the Remittance of Fund by written according to the amount of money.

4.     Remittance of Fund is incorporated into the Safety Box in FO Cashier

5.     Daily Restaurant Cashier Record submitted to Head Cashier with Bill Restaurant to be deposited to the Income Auditor.

6.     FB Cashier is obliged to make the notes in Log Book.

7.     The creation of Bill or Check Restaurant must be sequential number, for example from No 001 onwards.

8.     The Bill that has been signed by the guest must be immediately deposited to the FO Cashier before the guest check out, if the guests have checked out will be the responsibility of Restaurant Cashier.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

FOOD CAPTAINS ORDER

 

 

Date            no of person/cover          waiter no     table no     order no/check no

 

 

04/04                    4                               25               10           001

 

 

1.     Lamb chop

2.     Fried Rice w/Fish Salt

1.     Oxtail Soup

 

BEVERAGE CAPTAINS ORDER

 

 

Date            no of person/cover          waiter no     table no     order no/check no

 

 

05/04                    2                              20               5                 003

1.     Fanta

 

1.     Black On the Rock

 

1.     Gin Tonic

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

REMITTANCE OF FUNGS

 

DATE

LOCATION

CASHIER

SHIFT ROOM                                   AM/PM TO AM/PM

 

RECEIVED

PAID OUT

NET

COVERAGE OF SHORTAGE IN CASH

AMOUNT TO REMIT

 

CONTENT OF THIS ENVELOPES

CHECK PER LIST

NOTES Rp                                                    100.000 x

                                                                       50.000 x

                                                                       20.000 x

                                                                       10.000 x                              

                                                                              5.000 x

                                                                              1.000 x

                                                                            500 x

Coins RP                                                              100 x

           50 x

 

FOREIGN CURRANCY PER LIST

VOUCHERS

TOTAL ENCLOSED

EXCHANGE PENDING REMBURSEMENT

CASHIER’S SIGNATURE.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Food & beverage Cashier’s daily record

Day ……………….Date……………

Shift……………………………                                    

From   …………..To……………………..

Outlets………………..

Name of Cashier……………………………

Food Cover	Check Number	Food	Beverage		Sub Ttl	Service Charge	Tax	Fee	Other	Amount

 

 

 

TOTAL

 

 

 

 

DAILY F & B CASHIER REPORT

Name of Cashier   :

Outlets                 :                                                                  Shift:

Date                      :                                                                  Time:     

No bill	COVER	AV CHECK	FOOD	BEV	SUB TTL	SERYICE	TAX	MISC	Amount
001	20	4000	80000	8000	88000	8800	9680	0	1048000
					Total

 Signature

          Joel                                                   

       ( Name of Cashier )    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

F O CASHIER REPORT/FO CASHIER BILL/GUEST FOLIO

Hotel Accountancy System                                                                     Accounting Dept

Example: GUEST FOLIO/BILL

NAME OF GUEST             ……………….                                                        ROOM RATE …………………..

ADDRESS                             ……………….                                                        ROOM TYPE  :………………….

CHECK-IN DATE              ……………….                                                       ROOM NO     …………………..

CHECK-OUT DATE          ……………….                                                        FOLIO NO      :…………………..

C/O ROOM

DATE 01/04

DESRIPTION Room Charge Service charge Tax           Total Sale Deposit Net balance

DEBET 500.000  50.000  55.000       605.000

CREDIT

BALANCE             605.000       0 605.000

Remark

    Signature by

  

 

 

 

                                                                          (                                     )    

 

 

 

 

 

 

 

Hotel Accountancy System                                                                Accounting Dept

FB CASHIER GUEST BILL/CHECK

Ex : Check Restaurant

Salsa Cafe

Mirama Hotel                         

Jl.Raya Darmo 68-72 Surabaya Telp:

No:000000

WAITER NO	TABLE	COVER	DATE	CHECK NO

Signature..............................                                                                                                  Room No..................

Name
Company
Address

Hotel Accountancy System                                                                     Accounting Dept

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

INCOME AUDITOR

Generalitas: Income auditor membuat laporan semua produk penjualan Hotel, operasi harian setiap hari: a. Recapituliation penjualan kamar untuk hari dan bulan ke tanggal

b. Rekapitasi untuk makanan & minuman penjualan untuk hari dan bulan ke tanggal

c. dilaporkan lain beroperasi Departemen penjualan Tujuan: a. Check dan menyeimbangkan ringkasan Restoran kasir b. Periksa laporan ringkasan Front Office kasir c. Periksa penjualan dan penjualan laundry untuk pusat bisnis d. membuat laporan harian audit pendapatan dan bulan untuk tanggal e. Check dan dibandingkan dengan laporan housekeeping. Total Check in dan Check Out f.   Ruang hunian dan persentase g. membuat laporan umum kasir h. Rekapitasi uang tunai dan biaya dan biaya layanan dan pajak i. diberikan kepada piutang untuk biaya, kartu kredit atau semua biaya j. dilaporkan kepada Direktur Keuangan.

 

Kegiatan dan Generalitas rekening: * menerima laporan dari audit pendapatan semua biaya (biaya kamar atau tagihan) membuat rekening/pendapatan penyelesaian berdasarkan rekening Personnal atau rekening perusahaan ringkasan penyelesaian pendapatan dilaporkan kepada Direktur Keuangan dan membuat jurnal piutang untuk mewujudkan tujuan kreditor: tamu tagihan/folio untuk biaya dari tamu hotel maksimum tiga bulan setelah Check-Out tamu dan segera membuat pelunasan pendapatan biaya/tidak ada pembayaran dari tamu/perusahaan/ pemerintah harus disetujui oleh Manajer Umum atau Direktur Keuangan tiga kali pembayaran belum dilaporkan kepada Direktur Keuangan

Generalitas rekening: menyiapkan cek Cash, cek giro biljet untuk operasi pembayaran Hotel Siapkan cek untuk supplier disiapkan cek untuk pembayaran air disiapkan cek untuk pembayaran daya/listrik disiapkan Periksa untuk pembayaran penggajian guru membuat jurnal pembelian menyeimbangkan semua pembelian dengan biaya kontrol Departemen posting faktur pemasok untuk biaya Hotel dilaporkan kepada Asst/Direktur Keuangan tentang semua pembayaran untuk hotel Generalitas: menyiapkan cek Cash, Giro biljet memeriksa operasi pembayaran Hotel Siapkan cek untuk supplier Siapkan cek untuk pembayaran air yang disiapkan pemeriksaan untuk pembayaran daya/listrik disiapkan Periksa untuk pembayaran penggajian guru membuat jurnal pembelian menyeimbangkan semua pembelian dengan

biaya kontrol Departemen posting faktur pemasok untuk biaya Hotel dilaporkan kepada Asst/Direktur Keuangan tentang semua pembayaran untuk hotel

 

 

 

 

 

Departemen pembelian / Purchasing Department.

Generalitas: Departemen adalah bertanggung jawab tentang persiapan barang untuk digunakan dalam operasional Hotel untuk barang – barang / item makanan dan minuman, baik pasokan dan pemeliharaan tanggung jawab Purchasing Manager dan Direktur keuangan:

Kegiatannya:

a. proses prosedur untuk kegiatan permintaan pembelian Departemen yang bersangkutan

b. Membuat pesanan pembelian

c. maksimal tiga pemasok untuk perbandingan harga

d.  Proses daftar pasar

e.  Proses daftar belanjaan

f.  Proses daftar minuman

 

Cost Control Department.

Generalitas: Cost Control /pengendalian biaya untuk makanan dan minuman untuk akhir bulan pengendalian untuk permintaan semua gudang, membuat laporan pendapatan dan biaya makanan & minuman untuk periode prosedur mengambil persediaan di gudang, Outlet dapur dan bar, rekap minuman dan makanan, melakukan dan kontrol laporan pendapatan makanan dan minuman baik pembelian item dengan P O, market list/daftar pasar, daftar belanjaan, beverage list / daftar minuman

Inventarisasi General Storeroom /pasokan Umum dan rental / toko.

rekap closing inventory / Total penutupan inventarisasi semua Storeroom.

Reconciliation of cost food & beverage report / membuat rekonsiliasi makanan dan minuman untuk laporan bulanan dilaporkan kepada Direktur Keuangan, General Manger, F & B Direktur, Executive Chef '.

Account Receivable

a.   Memeriksa semua data uang masuk/Bill/Outlet yang didapat dari Night Audit

b.   Membuat Summary Revenue

c.   Memberikan data Bill cash kepada Book Keeper dan Menyerahkan uang kontan kepada General Cashier

d.   Menyerahkan Bill credit kepada City Ledger untuk ditagih

e.   Bertanggung jawab langsung kepada Accountant/senior Accountant.

 

Tugas Account Receivable.

Kegiatan dan Generalitas rekening:

menerima laporan dari audit pendapatan semua biaya (biaya kamar atau tagihan)

membuat rekening/pendapatan penyelesaian berdasarkan rekening Personnal atau rekening perusahaan

ringkasan penyelesaian pendapatan dilaporkan kepada Direktur Keuangan dan membuat jurnal piutang untuk mewujudkan tujuan kreditor:

 tagihan tamu/folio untuk biaya dari tamu hotel maksimum tiga bulan setelah Check-Out tamu dan segera membuat pelunasan pendapatan biaya/tidak ada pembayaran dari tamu/perusahaan/ pemerintah harus disetujui oleh Manajer Umum atau Direktur Keuangan.

tiga kali pembayaran belum dilaporkan kepada Direktur Keuangan.

 

Account Payable:

Generalitas rekening:

menyiapkan cek Cash,

cek giro biljet untuk operasi pembayaran Hotel

Siapkan cek untuk supplier

disiapkan cek untuk pembayaran air

disiapkan cek untuk pembayaran daya/listrik

disiapkan untuk pembayaran penggajian karyawan.

membuat jurnal pembelian menyeimbangkan semua pembelian dengan cost control Departemen

posting faktur pemasok untuk biaya Hotel dilaporkan kepada Asst/Direktur Keuangan tentang semua pembayaran untuk hotel

SENIOR ACCOUNTANT / asisten DIR keuangan / kegiatan umum:

01. membuat laporan buku besar.

02. membuat Journal, penerimaan dan city ledger.

03. Laporkan pendapatan (ruang, istirahat, dan pendapatan lainnya, biaya layanan, pajak pemerintah).

04. "laporan bulanan" seperti:

A. neraca

B. tunai di Bank

C. deposito

D. laporan manajemen hutang/piutang

E. laporan dibayar rekening

F. piutang laporan

H. Piutang lainnya

G. laporan inventaris

I. pernyataan penghasilan

J. Departemen kamar

K. Departemen Makanan dan minuman

L. pendapatan perbandingan pernyataan & beban

M. telepon dan Telegraph Departemen

N. Departemen dioperasikan lain

O. Rental lainnya & Income

P. administrasi dan umum

Q. pemasaran dan penjualan departemen

R. personil Departemen

S. Engineering Departemen

T. ringkasan biaya penggajian

Assitant Direktur Keuangan/Direktur Keuangan Generalitas: melaporkan keuangan Hotel operasi seperti mengendalikan dan memantau semua laporan:

1. Siapkan laporan laba rugi & rugi untuk realisasi operasi Hotel

2. perincian pendapatan/pendapatan versus Hotel pengeluaran

3. dilaporkan kepada Direktur Keuangan setelah laporan selesai dalam pertemuan

prosedur:

a. menerima dari semua data informasi keuangan dari sub-bagian kasir, piutang dan rekening Hutang, Departemen pengendalian biaya

b. membuat laporan laba rugi bulanan & neraca

c. dilaporkan kepada Manajer Umum dan Direktur Keuangan dan pemilik/owner.

 

organization Chart of purchasing department,

 

 

 

 

 

 

Posisi kerja pada Purhasing Department:

1.Buyer/Food Agent, beverage agent, material agent.

Tugas utama seorang buyer ini melakukan pembelian secara langsung di pasar maupun di swalayan. Pembelian yang dilakukan oleh buyer ini merupakan pembelian secara tunai.

The main task of a buyer is to make purchases directly in the market or in supermarkets. The purchase made by this buyer is a cash purchase.

2. Purchasing

Hampir sama dengan tugas buyer, seorang purchasing juga melakukan pembelian. Tetapi pembelian oleh purchasing ini melalui pesanan ke supplier sesuai dengan Purchase Order yang dibuatnya dan dilakukan secara kredit dengan jangka waktu / termin yang sudah disepakati.

Selain itu, seorang purchasing ini juga memiliki tugas untuk mengadakan tender dengan supplier dan memilih supplier dengan persetujuan Manager Accounting / controller / director of finance.

Almost the same as the task of buyers, an purchasing also made a purchase. But the purchase by purchasing this through the order to the supplier in accordance with the Purchase Order made and done on a credit basis with the agreed time/term. In addition, this purchasing also has the task to hold a tender with a supplier and choose suppliers with the approval of Accounting Manager/controller/director of finance.

Generalities :

Department was responbility about the preparing goods for used in Hotel operation,food and beverage items ,good supply and maintenance of engineering

Responsibilities                       : Purchasing Manager

  Director of Finance

Activities :

a.Process Procedure fill out Purchase Request  for Department concerned

b.Make the Purchase Order

c.Maximal three Supplier for Compititor

d.Process the market list

e.Process the Groceries

f.Process the Beverage list

 

 

 

 

CARA PEMBELIAN BARANG DAN PENYIMPANAN

 

                    Requisition                      Purchase Request                  Purchase Order

 

 

     

 

 

           

                    Goods                                                   Good and Invoice                            

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Receiving

Tugas seorang Receiving ini adalah menerima barang yang diantar oleh supplier maupun yang dibeli oleh buyer/purchasing agent. Seorang receiving ini akan menyesuaikan antara Purchase Order dari Purchasing dengan Delivery order dari supplier. Seorang Receiving juga wajib memeriksa kualitas barang yang diantar sesuai dengan Standard yang ditetapkan oleh manajemen.

 

Receiving merupakan bagian penerimaan barang yang diperlukan untuk Operation Hotel Setiap barang yang diterima oleh Receiving berdasarkan order dari Department Purchasing dengan dilengkapi data 2 untuk bukti bagi petugas Receiving bahwa barang dapat diterima dengan data sebagai berikut :

 

1 Berdasarkan Purchase Order

2 Market List

3 Groceries List

4 Beverage List

Kewajiban dan Tugas sebagai Receiving  SBB :

2.1             Checking barang yang diterima apa sudah sesuai dengan order yang diminta oleh Department Purchasing . Quantity ,Kwalitas dan Standard Hotel

2.2             Bila barang Food Item seperti Meat dan Fish dicheck bersama-sama dengan Assistant Sous Executive Chef/Staff Kitchen bahwa barang tersebut apakah telah memenuhi Standard baik mutu maupun kualitetnya.

2.3             Apabila barangnya rusak.Spoilage harus dikembalikan ke Supplier dan juga barang yang lebih dari Order .

2.4             Setiap barang yang diterima harus dibuatkan Daily Receiving Record sesuai dengan Item masing2 barang antara lain :

 

a.      Food Item Daily Receiving Record ,

b.     Beverage Item Daily Receiving Record

c.      Others Item Daily Receiving Record

2.5             Barang2 yang   sudah diterima berdasarkan jenis items diserahkan kemasing-masing Storeroom dengan copy Invoice

RECEIVING.

The duty of a Receiving is to receive goods delivered by the supplier or purchased by the buyer/purchasing agent. A receiving this will adjust between Purchase orders of Purchasing with the Delivery order of the supplier. A Receiving is also obliged to check the quality of goods delivered according to the Standard set by the management.

 

Receiving is part of the necessary goods for Operation Hotel every item received by the Receiving by order from the Department of Purchasing, equipped with 2 data for the evidence for Receiving officers that the goods are acceptable With the following data:

1.     based on Purchase Order

2.     Market List

3.     Groceries List

4.     Beverage List

 

 

 

 

Obligations and duties as Receiving AS:

1.Checking What the goods received are in accordance with the order requested by the Purchasing Department. Quantity, quality and Standard Hotel.

2. if Food Item such as Meat and Fish are checked together with the Assistant Sous Executive Chef/Staff Kitchen that the goods have fulfilled the Standard of quality as well as qualified.

3.When the goods are damaged. Spoilage should be returned to Supplier as well as more items of Order.

4.Every item received must be made Daily Receiving Record according to Item a goods, among others:

1. Food Item Daily Receiving Record,

2.Beverage Item Daily Receiving Record

3.Others Item Daily Receiving Record

5.Goods item has been received based on Type of items submitted to each Storeroom with copy Invoice

 

4. Store keeper

Tugas seorang Store keeper adalah mengelola gudang sentral hotel. Barang masuk dan keluar yang berasal dari gudang sentral merupakan wewenang dari Store keeper. Seorang store keeper ini juga harus melakukan stock opname/inventory secara berkala dan secara bulanan, sehingga ketersediaan stock terjaga sesuai budget yg ditetapkan.

 

The task of a Store keeper is to manage the hotel's central warehouse/ storeroom. Incoming and outgoing goods originating from a central warehouse are the authority of the Store keeper. A store keeper must also do stock Opname/inventory periodically and on a monthly basis, so the availability of stock awake in accordance with the budget stipulated.

5. Cost Control Department

Tugas seorang cost control adalah melakukan control terhadap beban keuangan hotel. Kewenangan seorang Cost Control ini adalah membatasi jumlah pembelian dan permintaan pembelian yang berasal dari department lain agar tidak terjadi over budget. Selain itu, tugas Cost Control lainnya adalah memverifikasi data yang diinput oleh Purchasing dalam bentuk PO , dari Store keeper dalam bentuk Surat pengeluaran barang maupun surat barang masuk dan dari Recevier dalam bentuk Receiving record (Surat penerimaan barang).

The task of a cost control is to control the hotel's financial burden. The authority of a Cost Control is to limit the number of purchases and purchase requests originating from other department in order not to occur over budget. In addition, the other Cost Control task is to verify the data input by Purchasing in the form of a PO, from the Store keeper in the form of a letter of goods /Storeroom Requisition Form or letters of entry and from Recevier in the form of Receiving record (Letter of acceptance Goods).

Purchase Order dan Receiving record yang sudah lolos verifikasi dari Cost Control akan langsung diserahkan ke Staff AP untuk dilakukan pencatatan hutang.

STURCTURE ORGANIZATION CHART OF COST CONTROL DPT

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Generalitas:

a. pengendalian untuk biaya makanan dan minuman akhir bulan

b. mengontrol untuk permintaan semua gudang

c. membuat laporan pendapatan dan biaya makanan dan minuman untuk periode

d. prosedur mengambil persediaan di ruang penyimpanan, dapur dan Bar outlets

e. Rekap produk minuman dan makanan

f. pengecekan dan mengontrol laporan untuk menerima makanan dan minuman

g. Periksa item barang dengan P O, Market List, daftar belanjaan. Daftar minuman

h. Inventory General Supply and Engineering Store

i. recapituliation closing inventory /total penutupan inventarisasi semua gudang

j. membuat rekonsiliasi makanan dan minuman untuk laporan bulanan

k. dilaporkan kepada Direktur Keuangan, General Manager, F & B Director, Chef Eksekutif

 

 

 

 

                   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

EXEMPLE                                       BALANCE SHEET

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Balai Pustaka :

Raymonds Sechmidgall Ph D., CPA,James W,Damitio Ph.D,CMA,

Hospitality Industry Financial Accounting Second Edition.

Educational Institute American Hotel Motel Association

Accounting for Hotels

by Stefon Walters; Reviewed by Michelle Seidel, B.Sc., LL.B., MBA;

Updated June 19, 2019

    Reference

 

Harro,Hyatt Bumi Surabaya.Food & Beverage Control ,Year 1980

Hyatt International Manual Food & Beverage Control.Year 1979

Hyatt Regency Surabaya Manual Cost Auditor, Year 1990

Harro, Manual Cost Control, Year 1997