COST CONTROL HOTEL

 

FUNGSI COST CONTROL SANGAT PENTING DALAM DUNIA INDUSTRI PERHOTELAN

BY HARRO .

TINJAUAN UMUM:

 

PENTINGNYA FUNGSI COST CONTROL

Tujuan Instruksional.

Cost Control Department bagian dari Struktur Organisasi  Accounting Department yang meliputi tentang system management Hotel mengenai cara kerja dan tugas Cost Control berdasarkan peraturan yang telah diatur dalam Hotel Associatin of new York Inc USA Year 1977 ,dengan istilah System Financial for operation Hotel on basic Uniform System of Accounts for Hotel ,1977 (USAH)

Buku ini membahas materi ,system,prosedur berkaitan dengan Cost untuk masing-masinh Department yang bersangkutan masalah Cost/biaya terutama Department Food & Beverage dan Department kitchen ,dalam hal ini Cost Control merupakan tugas ganda untuk melaporkan hasil penjualan makanan dan minuman dengan biaya pengeluaran/Food & Beverage Cost untuk periode akhir bulan /laporan harian hasil penjualan dan biaya hasil penjualan/pengambilan barang di Storeroom /Food Cost per hari untuk masing2 Outlet Kitchen.Dalam Operasional Hotel masalah Cost/biaya merupakan hal sangat penting untuk dibuat laporan Food sale dan Food Cost setiap harinya dalam rangka membantu Department Food & Beverage untuk mengatasi naik – turunnya masalah Cost di department Kitchen

1. Menjelaskan prinsip dasar pengaruh tentang fungsi naik turun Cost

2.Merencanakan persediaan barang yang diproduksi dalam          mempertimbangkan faktor efektivitas ,kuantitatip,mutu barang   3.Memproduksi barang yang sesuai dengan jumlah Occupancy Room ,berdasarkan   Function/Event order dan persedian stock barang yang harus diproduksi                                          

4.Melakukan pengawasan terhadap penerimaan barang mentah yang akan diproses      menjadi persediaan makanan jangan sampai melebihi menu yang sudah ada

5.Menjelaskan perkembangan food cost terhadap akibat pengambilan barang yang    besar mengakibatkan pengaruh naiknya food cost

Buku ini akan membahas materi yang terkait dengan masalah arti pentingnya Cost persediaan barang ,recipe masing – masing item menu ,cara persediaan barang di Storeroom ,system pengambilan barang di Storeroom ,formula pembelian barang harus sesuai dengan prosedur yang telah di-atur oleh Management.

Buku ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pembaca maupun bagi mahasiswa agar dapat menerapkan pengetahuaanya dalam menjalankan tugasnya secara efective ,cemat ,aseptabel, proposional dan bagaimana Job Description Food Controller,Beverage Controller,Inventory Controller dalam struktural Cost Control Department .

Food Controller mengawasi dan mengontrol food store dalam hal penerimaan barang makanan,pemgambilan barang ,membantu Department Food & Beverage /Department Kitchen untuk mengatasi masalah food cost,membuat laporan hasil penjualan /Food Sale,Food Purchase, Food Storeroom Inventory Food Storeroom Requisition,Reconciliation of Food Cost.Beverage Controller mengontrol dan membuat rincian pengambilan barang minuman berdasarkan Form Beverage Storeroom Requisition,Bar Inventory Control Record,Closing Inventory,Reconciliation of Beverage Cost.Inventory Controller melakukan inventory setiap akhir bulan di General Store bersama dengan petugas Storekeeper membuat laporan General Store Issue.

Tugas   Beverage   Storekeeper  :

Menerima barang Minuman dari Receiving sesuai dengan Beverage List , P O

Mengecheck minuman dan mencatat di Bin card  barang yang masuk maupun   yang keluar.

Membuat Order minuman atau Beverage List  untuk diajukan ke Cost Control Dept dan disetujui oleh F & B Manager  untuk diorderkan ke Depart Purchasing       

Mengadakan   Inventory  setiap akhir bulan bersama-sama dengan Beverage Controller

Menjalin hubungan dengan Department yang memerlukan barang dan kerjasama yang baik antar Karyawan  dan juga menjaga kebersihan  tempat bekerja.

Tugas Food Storekeeper:

Mengadakan Inventory Food setiap Akhir bulan bersama dengan Food Controller

Mengecheck Barang yang diterima dari Receiving sesuai dengan PO dan Market List dan Groceries List.

Barang yang masuk dan barang yang keluar di Posting  di Bin Card Every Day

Membuat Market List, Grocceries List dan Beverage List setiap Minggu

Membuat laporan Slow moving Item dan Barang yang spoilage /rusak. 

 

 COST      CONTROL    DEPARTMENT                  

                                                   

           Pengertian  : 

 

**Cost Control adalah  bagian dari   salah  satu  Accounting                                   Department  dalam suatu Organisasi Hotel.

 

 

                           **   Mempunyai tugas ganda  :

 

·        Menyiapkan dan membuat laporan keuangan untuk Accounting  department.

 

·        Membantu Chef’s dan Food   &   Beverage  Manager dalam mengatasi  masalah Cost  terhadap operasional  Food  &  Beverage department. **

 

                         

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                    

 

Tugas   Beverage   Storekeeper  :

Menerima barang Minuman dari Receiving sesuai dengan Beverage List , P O

Mengecheck minuman dan mencatat di Bin card  barang yang masuk maupun   yang keluar.

Membuat Order minuman atau Beverage List  untuk diajukan ke Cost Control Dept dan disetujui oleh F & B Manager  untuk diorderkan ke Depart Purchasing       

Mengadakan   Inventory  setiap akhir bulan bersama-sama dengan Beverage Controller

Menjalin hubungan dengan Department yang memerlukan barang dan kerjasama yang baik antar Karyawan  dan juga menjaga kebersihan  tempat bekerja.

Tugas Food Storekeeper:

Mengadakan Inventory Food setiap Akhir bulan bersama dengan Food Controller

Mengecheck Barang yang diterima dari Receiving sesuai dengan PO dan Market List dan Groceries List.

Barang yang masuk dan barang yang keluar di Posting  di Bin Card Every Day

Membuat Market List, Grocceries List dan Beverage List setiap Minggu

Membuat laporan Slow moving Item dan Barang yang spoilage /rusak. 

 

 

 

 

 

 

COST      CONTROL    DEPARTMENT                  

                                                   

 

 

          Pengertian  : 

 

**Cost Control adalah  bagian dari   salah  satu  Accounting                                   Department  dalam suatu Organisasi Hotel.

 

 

                           **   Mempunyai tugas ganda  :

 

·        Menyiapkan dan membuat laporan keuangan untuk Accounting  department.

 

·        Membantu Chef’s dan Food   &   Beverage  Manager dalam mengatasi  masalah Cost  terhadap operasional  Food  &  Beverage department. **

 

 

                                 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

.

 

ORGANIZATION CHART OF  COST  CONTROL

 

 

 

 

                      

                                                                                                                                         

 

 

 

 

CARA PEMBELIAN BARANG DAN PENYIMPANAN

                    Requisition                      Purchase Request                  Purchase Order

 

Vendor

Department

 

Receiving     Report

Cost    Control

Receiving Section

           

                    Goods                                                   Good and Invoice                            

 

 

 

 

 

  

 

 

 

 

 

                                                                                            

BAB 1 :

 The Recording of Food Sales,Cover and Average Checks

Food Sales merupakan pendapatan hasil penjualan Food selama operation berlangsung dan berapa jumlah Cover / jumlah para tamu dapat dicross check dalam laporan Cashier Restaurant .Dalam hal perhitungan Average Check dengan membandingkan hasil Food Sales dengan Total Cover:

 

Food Sales   :   Cover   =  Average Check         

 

1.1. Food Sales:

Hasil penjualan makanan yang dibuat oleh F&B Cashier berdasarkan guest bill/guest check selama periode operation setiap harinya.

1.2.Food Cover:

Jumlah tamu yang makan/reserved berdasarkan Captain Order yang dibuat oleh Waiter dan diserahkan kepada Cashier untuk direkap oleh Cashier.

1.3.Average Checks:

Harga rata-rata permenu dari jumlah pendapatan makanan dibagi drngan total tamu yang makan/Food Cover

1.4.Preparation of the Inventory Control Record

Dalam Inventory Food petugas Food Controller harus menyiapkan journal penerimaan Food Purchase setiap hari dalam Inventory Control Record

dan berapa barang yang diterima Storeroom berdasarkan Invoice atas

pembelian Food items, berapa total pembelian Food tersebut setiap hari

dan barang yang keluar dari Store atau barang yang di request, berapa jumlah pengeluaran setiap harinya .Dengan system Inventory Control yang akurat dapat menjegahkan terjadi keborosan atas On hand Barang/Stock Barang di Storeroom.

Tabel 1.4ontoh : Form lajur Inventory Control Record    

Food Inventory Control Record

Month  : _________________________

Date	Opening Inventory	Purchase	Total Available	Total Fd   Issue	Closing Inventory
01/07	500.000	200.000	700.000	300.000	400.000
02/07	400.000	100.000	500.000	500.000	100.000
03/07	100.000	400.000	500.000	300.000	200.000
31/07					200.000

                                      

Untuk membuat laporan Food Closing Inventory petugas Food Controller harus menyiapkan data – data sebagai berikut  :

                1.4.1.   The Food Purchases total amount per month

Berdasarkan perhitungan jumlah pembelian Direct Issue List,Market List,Groceries List per bulan periode .

                1.4.2.   Cost and Pricing Foods

Harga pembelian per –unit barang berdasarkan invoice/nota pembelian persedian barang.

                1.4.3.   Taking Inventory Food Storeroom

Food Controller bersama-sama Food Storekeeper melakukan Pengambilan persediaan stock barang /Closing Inventory setiap akhir bulan di Food Store

             1.4.4    Food Issued from The Storeroom

Transaksi barang dari food store ke kitchen outlet  dengan mengunakan Form pengambilan barang / Food Storeroom Requisition Form yang telah disetujui oleh Executive Chef .

 

 

 

 l 1.4.3

Contoh : Taking Food Inventory :

Food Evaluation Report :

Month of :______________

No :	Description	Qty	Price	Amount
1	Aspragarus	30	15.000	450.000
2	Tea Sariwangi	10	4.000	40.000
3	Flour Cakra	5	40.000	200.000
4	Rice Bandung	10	50.000	500.000
5	Mie Kim Ling	10	8.000	80.000
6	Tomato Catch	10	8.000	80.000
7	Sugar Sachet	5	30.000	150.000
8	Raw Sugar	5	50.000	250.000
9	Red Sugar	5	4.000	20.000
10	Kecap ABC	20	7.000	140.000
	Total

 

 

Tabel 1.4.4                                                                    NO   :

Department :                                                   Date :

Food Storeroom Requisition

Qty	Description	Unit	Price	Amount
1	Raw Sugar	Bag	50.000	50.000
2	Rice Bdg	Pack	40.000	80.000
3	Tea Swg	Pack	4.000	12.000
4	Asparagus	Can	15.000	60.000
5	Tomato Catc	Btl	8.000	40.000
	Total			242.000

Contoh : Food Issue

Request By : _______________                         Filled By :____________

Dept Head  : _______________                         Received By:__________ 

FSR distributed as follow:

Original           to Cost Control.Food Controller

Copy 1            to Kitchen

Copy 2            File by Food Storekeeper                                                      

                           

1.5. Preparation of the Kitchen Cost Record

Setiap pengambilan barang merupakan biaya untuk Department Kitchen,secara otomatis adalah Cost yang dibebankan terhadap Kitchen .

Sebagai Executive Chef yang bertanggung jawab mengenai biaya /cost /naik /turunnya masalah cost dalam Department Kitchen juga harus mengetahui arti  dan fungsi pentingnya Cost yang merupakan beban dan tanggung jawabnya untuk melakukan operation dan kelanjaran Department Kitchen dalam hal meningkatan hasil produknya dengan memperhatikan Cost yang Optimum sebagai mengurangi biaya yang over akan mengakibatkan Cost  tinggi ,misalnya mengurangi pengambilan barang yang tidak perlu agar tidak terbebani Cost untuk Kitchen dan juga menyegah barang yang rusak dan tidak dapat digunakan untuk menghasikan produk.

Jadi secara singkat Executive Chef bertanggung jawab operation Kitchen juga sebagai ahli dalam perhitungan /estimated food cost

Untuk Prepared Kitchen Cost antara lain adalah sebagai berikut :

1.Menghitung semua pemgambilan barang /Food Requisition per day to day

2.Recapitulation Food Cost per Month

3.Recapitulation transfer food to Mixing ( Beverage Items )

4.Over Request must be return to Storeroom

5.Record stock on hand in Kitchen

1.6.The Purpose of the Daily Food Sale Report

Food Controller membuat laporan harian Revenue /income/pendapatan dalam istilah “ Daily Food Sales Report “  dan dapat diketahui berapa Food Cost Percentage  ,apakan melebihi Forecast atau dibawah yang sudah

ditargetkan setiap bulan berapa Food Cost Percentage,misalnya untuk bulan ini Food

Costnya 37,8 % ,dengan adanya ketentuan tersebut.                                   

Food Controller dapat mengendalikan pengambilan barang yang akan di request oleh Kitchen agar Food Cost tidak terlalu tinggi dan selalu communication dengan Executive Chef agar akhir bulan dapat stabil dan seimbang dengan Forecast.

Tabel 1.6.1

Contoh : Daily Food Sales Report

DAILY FOOD & BEVERAGE COST REPORT
OUTLETS	FOOD COST					BEVERAGE COST
	TO DAY  %		MTH TO DATE  %		TO DAY  %		MTD  %
BARITO TR	71175	36,50%	71175	36,50%	4900	24,50%	4900	24,50%
KELAYAN REST	53940	37,50%	53940	37,50%	11880	21,60%	11880	21,60%
BANQUET	1177300	38,60%	1177300	38,60%	41000	20,50%	41000	20,50%
COFFEE SHOP	256770	31,70%	256770	31,70%	30305	20,90%	30305	20,90%
ROOM SERVICE	120960	33,60%	120960	33,60%	7720	19,30%	7720	19,30%
TOTAL FOOD SALES	1680145	36,80%	1680145	36,80%	95805	20,80%	95805	20,80%

 

Rumus Food Cost Percentage : Total Fd Cost   :  Total Sale = ……….%

                                                                                                                                        

CARA PEMBELIAN BARANG DAN PENYIMPANAN

                  Requisition                      Purchase Request                  Purchase Order

 

 

Purchasing

Storeroom

Vendor

Department

     

 

 

Receiving     Report

Cost    Control

Receiving Section

           

                    Goods                                                   Good and Invoice                            

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                          

 

 

 1 :

 The Recording of Food Sales,Cover and Average Checks

Food Sales merupakan pendapatan hasil penjualan Food selama operation berlangsung dan berapa jumlah Cover / jumlah para tamu dapat dicross check dalam laporan Cashier Restaurant .Dalam hal perhitungan Average Check dengan membandingkan hasil Food Sales dengan Total Cover:

 

Food Sales   :   Cover   =  Average Check         

 

1.1. Food Sales:

Hasil penjualan makanan yang dibuat oleh F&B Cashier berdasarkan guest bill/guest check selama periode operation setiap harinya.

1.2.Food Cover:

Jumlah tamu yang makan/reserved berdasarkan Captain Order yang dibuat oleh Waiter dan diserahkan kepada Cashier untuk direkap oleh Cashier.

1.3.Average Checks:

Harga rata-rata permenu dari jumlah pendapatan makanan dibagi drngan total tamu yang makan/Food Cover

1.4.Preparation of the Inventory Control Record

Dalam Inventory Food petugas Food Controller harus menyiapkan journal penerimaan Food Purchase setiap hari dalam Inventory Control Record

dan berapa barang yang diterima Storeroom berdasarkan Invoice atas

                                                                                   

 

 

pembelian Food items, berapa total pembelian Food tersebut setiap hari

dan barang yang keluar dari Store atau barang yang di request, berapa jumlah pengeluaran setiap harinya .Dengan system Inventory Control yang akurat dapat menjegahkan terjadi keborosan atas On hand Barang/Stock Barang di Storeroom.

Tabel 1.4

Contoh : Form lajur Inventory Control Record    

Food Inventory Control Record

Month  : _________________________

Date	Opening Inventory	Purchase	Total Available	Total Fd   Issue	Closing Inventory
01/07	500.000	200.000	700.000	300.000	400.000
02/07	400.000	100.000	500.000	500.000	100.000
03/07	100.000	400.000	500.000	300.000	200.000
31/07					200.000

                                      

Untuk membuat laporan Food Closing Inventory petugas Food Controller harus menyiapkan data – data sebagai berikut  :

                1.4.1.   The Food Purchases total amount per month

Berdasarkan perhitungan jumlah pembelian Direct Issue List,Market List,Groceries List per bulan periode .

                1.4.2.   Cost and Pricing Foods

Harga pembelian per –unit barang berdasarkan invoice/nota pembelian persedian barang.

                1.4.3.   Taking Inventory Food Storeroom

Food Controller bersama-sama Food Storekeeper melakukan Pengambilan persediaan stock barang /Closing Inventory setiap akhir bulan di Food Store

             1.4.4    Food Issued from The Storeroom

Transaksi barang dari food store ke kitchen outlet  dengan mengunakan Form pengambilan barang / Food Storeroom Requisition Form yang telah disetujui oleh Executive Chef .

 

 

 

Tabel 1.4.3

Contoh : Taking Food Inventory :

Food Evaluation Report :

Month of :______________

No :	Description	Qty	Price	Amount
1	Aspragarus	30	15.000	450.000
2	Tea Sariwangi	10	4.000	40.000
3	Flour Cakra	5	40.000	200.000
4	Rice Bandung	10	50.000	500.000
5	Mie Kim Ling	10	8.000	80.000
6	Tomato Catch	10	8.000	80.000
7	Sugar Sachet	5	30.000	150.000
8	Raw Sugar	5	50.000	250.000
9	Red Sugar	5	4.000	20.000
10	Kecap ABC	20	7.000	140.000
	Total

 

 

 

 

Tabel 1.4.4                                                                    NO   :

Department :                                                   Date :

Food Storeroom Requisition

Qty	Description	Unit	Price	Amount
1	Raw Sugar	Bag	50.000	50.000
2	Rice Bdg	Pack	40.000	80.000
3	Tea Swg	Pack	4.000	12.000
4	Asparagus	Can	15.000	60.000
5	Tomato Catc	Btl	8.000	40.000
	Total			242.000

Contoh : Food Issue

Request By : _______________                         Filled By :____________

Dept Head  : _______________                         Received By:__________ 

FSR distributed as follow:

Original           to Cost Control.Food Controller

Copy 1            to Kitchen

Copy 2            File by Food Storekeeper                                                      

                          

1.5. Preparation of the Kitchen Cost Record

Setiap pengambilan barang merupakan biaya untuk Department Kitchen,secara otomatis adalah Cost yang dibebankan terhadap Kitchen .

Sebagai Executive Chef yang bertanggung jawab mengenai biaya /cost /naik /turunnya masalah cost dalam Department Kitchen juga harus mengetahui arti  dan fungsi pentingnya Cost yang merupakan beban dan tanggung jawabnya untuk melakukan operation dan kelanjaran Department Kitchen dalam hal meningkatan hasil produknya dengan memperhatikan Cost yang Optimum sebagai mengurangi biaya yang over akan mengakibatkan Cost  tinggi ,misalnya mengurangi pengambilan barang yang tidak perlu agar tidak terbebani Cost untuk Kitchen dan juga menyegah barang yang rusak dan tidak dapat digunakan untuk menghasikan produk.

Jadi secara singkat Executive Chef bertanggung jawab operation Kitchen juga sebagai ahli dalam perhitungan /estimated food cost

Untuk Prepared Kitchen Cost antara lain adalah sebagai berikut :

1.Menghitung semua pemgambilan barang /Food Requisition per day to day

2.Recapitulation Food Cost per Month

3.Recapitulation transfer food to Mixing ( Beverage Items )

4.Over Request must be return to Storeroom

5.Record stock on hand in Kitchen

1.6.The Purpose of the Daily Food Sale Report

Food Controller membuat laporan harian Revenue /income/pendapatan dalam istilah “ Daily Food Sales Report “  dan dapat diketahui berapa Food Cost Percentage  ,apakan melebihi Forecast atau dibawah yang sudah

ditargetkan setiap bulan berapa Food Cost Percentage,misalnya untuk bulan ini Food

Costnya 37,8 % ,dengan adanya ketentuan tersebut.                                  

Food Controller dapat mengendalikan pengambilan barang yang akan di request oleh Kitchen agar Food Cost tidak terlalu tinggi dan selalu communication dengan Executive Chef agar akhir bulan dapat stabil dan seimbang dengan Forecast.

Tabel 1.6.1

Contoh : Daily Food Sales Report

DAILY FOOD & BEVERAGE COST REPORT
OUTLETS	FOOD COST					BEVERAGE COST
	TO DAY  %		MTH TO DATE  %		TO DAY  %		MTD  %
BARITO TR	71175	36,50%	71175	36,50%	4900	24,50%	4900	24,50%
KELAYAN REST	53940	37,50%	53940	37,50%	11880	21,60%	11880	21,60%
BANQUET	1177300	38,60%	1177300	38,60%	41000	20,50%	41000	20,50%
COFFEE SHOP	256770	31,70%	256770	31,70%	30305	20,90%	30305	20,90%
ROOM SERVICE	120960	33,60%	120960	33,60%	7720	19,30%	7720	19,30%
TOTAL FOOD SALES	1680145	36,80%	1680145	36,80%	95805	20,80%	95805	20,80%

 

Rumus Food Cost Percentage : Total Fd Cost   :  Total Sale = ……….%